RI&E actueel houden: van aanpak naar actie

Van RI&E naar actie

De RI&E is opgeleverd en getoetst. Daarmee is het traject niet klaar. Vanaf dat moment begint de fase waarin je risico’s daadwerkelijk vermindert, maatregelen uitvoert en de RI&E laat meegroeien met de organisatie. 

Een RI&E heeft pas waarde wanneer het plan van aanpak wordt uitgevoerd, de voortgang zichtbaar blijft en nieuwe risico’s worden verwerkt. Door dit goed te organiseren, voorkom je dat de RI&E een statisch rapport wordt dat na oplevering in een map verdwijnt. 

Lees meer over onze aanpak en het opstellen van een RI&E op onze RI&E pagina.

Direct antwoord: hoe gebruik je een RI&E na oplevering? 

Een branche-RI&E is een hulpmiddel waarmee organisaties binnen een bepaalde branche hun arbeidsrisico’s kunnen iNa oplevering gebruik je de RI&E als een doorlopende verbeteragenda voor gezond en veilig werken. 

Dat betekent dat je: 

1. maatregelen uit het plan van aanpak omzet in concrete acties; 

2. per actie een eigenaar, budget en termijn vastlegt; 

3. ieder kwartaal vooruit plant welke maatregelen worden uitgevoerd; 

4. ieder kwartaal de voortgang en effectiviteit beoordeelt; 

5. de RI&E minimaal twee keer per jaar op de directieagenda zet; 

6. de OR, PVT of een arbocommissie bij de voortgang betrekt; 

7. incidenten, wijzigingen en nieuwe inzichten direct verwerkt; 

8. de RI&E en het plan van aanpak aantoonbaar actueel houdt. 

Het bijwerken van de RI&E en het plan van aanpak is geen eenmalige activiteit, maar een continu proces waarvoor de werkgever verantwoordelijk blijft.

De RI&E is opgeleverd. Wat nu? 

De oplevering van een RI&E is geen eindpunt. Het is het moment waarop de organisatie met de uitkomsten aan de slag gaat. 

In de RI&E staan de belangrijkste arbeidsrisico’s. In het plan van aanpak staat welke maatregelen nodig zijn, wanneer die worden ingevoerd en wie daarbij betrokken is. De RI&E vormt daarmee de basis van het arbobeleid en helpt de organisatie om risico’s gericht aan te pakken. 

De volgende stap is daarom niet het maken van een nieuw rapport. De organisatie moet zorgen dat afspraken worden omgezet in uitvoering. 

Dat vraagt om: 

• duidelijk eigenaarschap; 

• beschikbare tijd; 

• voldoende budget; 

• concrete deadlines; 

• periodieke voortgangsbesprekingen; 

• controle op het effect van maatregelen; 
• actualisatie bij veranderingen. 

Maak van het plan van aanpak een echte werkplanning 

Nee, het gebruik van een branche-RI&E is niet verplicht. De RI&E zelf is voor werkgevers met medewerkers in beginsel wel Een plan van aanpak werkt alleen wanneer maatregelen concreet genoeg zijn om te worden uitgevoerd. 

Leg per actie minimaal vast: 

• welk risico wordt aangepakt; 

• welke maatregel wordt uitgevoerd; 

• wie verantwoordelijk is; 

• welke ondersteuning nodig is; 

• welk budget beschikbaar is; 

• wanneer de actie gereed moet zijn; 

• hoe je controleert of de maatregel werkt; 

• wat de actuele status is. 

Een maatregel als ‘medewerkers beter instrueren’ geeft bijvoorbeeld onvoldoende richting. Beschrijf wie de instructie ontwikkelt, welke medewerkers deze krijgen, wanneer dit gebeurt en hoe wordt gecontroleerd of de instructie wordt begrepen en toegepast. 

Door acties op deze manier uit te werken, verandert het plan van aanpak van een lijst met goede voornemens in een bestuurbare werkplanning.

Regel budget voordat de uitvoering start 

Veel acties uit een RI&E blijven openstaan omdat pas tijdens de uitvoering blijkt dat geen budget, capaciteit of ondersteuning beschikbaar is. 

Bespreek daarom al bij de vaststelling van het plan van aanpak welke maatregelen geld, tijd of externe expertise vragen. Neem grotere acties mee in de begroting, investeringsplanning of onderhoudsplanning. 

Maak daarbij onderscheid tussen: 

• maatregelen die direct kunnen worden uitgevoerd; 

• praktische verbeteringen waarvoor beperkt budget nodig is; 

• technische investeringen; 

• maatregelen die voorbereiding of aanvullend onderzoek vragen; 

• langlopende organisatorische verbeteringen. 

Niet iedere maatregel hoeft onmiddellijk volledig te zijn afgerond. Ernstige risico’s vragen wel om snelle beheersing. Wanneer een definitieve oplossing tijd kost, kan een tijdelijke maatregel nodig zijn om medewerkers in de tussentijd te beschermen.

Geef de preventiemedewerker echt tijd voor de RI&E 

Het opvolgen en actualiseren van de RI&E ligt vaak voor een belangrijk deel bij de preventiemedewerker of KAM-verantwoordelijke. 

Die rol wordt in veel organisaties naast een andere functie uitgevoerd. De organisatie moet daarom expliciet accepteren dat het bijhouden van de RI&E tijd kost. 

Denk aan tijd voor: 

• overleg met actiehouders; 

• voortgangsbewaking; 

• controle van maatregelen; 

• gesprekken met medewerkers; 

• onderzoek naar incidenten; 

• actualisatie van de RI&E; 

• rapportage aan directie en medezeggenschap. 

Wanneer iemand formeel verantwoordelijk wordt gemaakt, maar in de praktijk geen tijd, mandaat of ondersteuning krijgt, blijft het plan van aanpak gemakkelijk liggen. 

Leg daarom vast hoeveel tijd beschikbaar is, welke bevoegdheden gelden en wanneer onderwerpen naar het management moeten worden opgeschaald. 

Plan ieder kwartaal vooruit 

Een lange actielijst wordt beter beheersbaar wanneer je per kwartaal bepaalt welke acties worden uitgevoerd. 

Kijk aan het begin van ieder kwartaal naar: 

• acties waarvan de deadline nadert; 

• hoge en urgente risico’s; 

• maatregelen die afhankelijk zijn van budget of inkoop; 

• acties waarvoor externe partijen nodig zijn; 

• maatregelen die samen kunnen worden uitgevoerd; 

• openstaande acties uit het vorige kwartaal. 

Door vooruit te plannen, voorkom je dat een maatregel pas aandacht krijgt wanneer de deadline al is verstreken. 

Plan grotere acties bovendien tijdig in bij betrokken afdelingen. Denk aan HR, facilitair beheer, technische dienst, inkoop, IT of finance.

Evalueer ieder kwartaal de voortgang 

Aan het einde van ieder kwartaal beoordeel je wat met de geplande acties is gebeurd. 

Bespreek per actie: 

• is de maatregel uitgevoerd? 

• is de deadline gehaald? 

• zo niet, waardoor is vertraging ontstaan? 

• is het risico daadwerkelijk verminderd? 

• zijn aanvullende maatregelen nodig? 

• moet de planning worden aangepast? 

• kan de actie aantoonbaar worden afgesloten? 

Werk het plan van aanpak direct bij. Noteer de status, bewijsstukken, nieuwe deadlines en eventuele vervolgacties. 

Een actie is niet alleen afgerond omdat een document is aangepast of materiaal is aangeschaft. Controleer ook of de maatregel in de praktijk wordt toegepast en het gewenste effect heeft. 

Wanneer bijvoorbeeld een machinebeveiliging is geplaatst, controleer je of deze correct werkt, niet wordt omzeild en medewerkers weten hoe zij veilig met de machine moeten werken. 

Zet de RI&E minimaal twee keer per jaar op de directieagenda 

De directie blijft verantwoordelijk voor gezond en veilig werken. Daarom hoort de voortgang van de RI&E structureel op de directieagenda. 

Plan minimaal twee vaste momenten per jaar. Bij hoge risico’s, ernstige incidenten of grote veranderingen is vaker overleg nodig. 

Bespreek tijdens deze momenten bijvoorbeeld: 

• de voortgang van het plan van aanpak; 

• achterstallige en vertraagde acties; 

• hoge en nieuw ontstane risico’s; 

• benodigd budget en capaciteit; 

• incidenten en bijna-ongevallen; 

• ontwikkelingen in verzuim en meldingen; 

• resultaten van inspecties en onderzoeken; 

• noodzakelijke updates van de RI&E. 

Leg besluiten en toezeggingen vast. Daarmee wordt zichtbaar dat de directie niet alleen kennisneemt van de RI&E, maar ook stuurt op de uitvoering.

Betrek de OR bij de voortgang 

Een branche-RI&E bevat risico’s die in de sector veel voorkomen. Dat betekent niet dat iedere organisatie binnen de branche Heeft de organisatie een ondernemingsraad? Spreek dan af hoe de OR wordt geïnformeerd over de uitvoering van het plan van aanpak. 

Een praktische werkwijze is dat de directie bijvoorbeeld iedere zes maanden verantwoording aflegt over: 

• uitgevoerde maatregelen; 

• openstaande acties; 

• vertragingen en oorzaken; 

• nieuwe risico’s; 

• beschikbaar budget; 

• wijzigingen in prioriteiten; 

• aanpassingen van het plan van aanpak. 

Door periodiek terug te koppelen, blijft de medezeggenschap betrokken en kan zij signalen uit de organisatie inbrengen. 

Betrokkenheid van medewerkers blijft sowieso belangrijk. Zij kennen de dagelijkse werksituatie en kunnen vaak goed aangeven of maatregelen in de praktijk werken. Steunpunt RI&E adviseert werkgevers daarom medewerkers actief bij de RI&E te betrekken. 

Geen OR? Richt een arbocommissie in 

Ook zonder OR is structurele betrokkenheid van medewerkers waardevol. 

Een arbocommissie kan bijvoorbeeld bestaan uit: 

• de preventiemedewerker; 

• HR; 

• een leidinggevende; 

• een BHV-coördinator; 

• medewerkers uit verschillende afdelingen; 

• waar passend een directielid. 

De arbocommissie kan: 

• de voortgang van acties volgen; 

• nieuwe risico’s en signalen bespreken; 

• incidenten evalueren; 

• medewerkers betrekken bij oplossingen; 

• de directie adviseren; 

• voorstellen doen voor aanpassing van de RI&E. 

Een arbocommissie neemt de verantwoordelijkheid van de directie niet over. Zij zorgt wel voor continuïteit, betrokkenheid en een vast overlegmoment.

Wanneer moet je de RI&E actualiseren? 

Een RI&E heeft geen algemene vaste vervaldatum. De werkgever moet de RI&E zo vaak aanpassen als nodig is. 

Aanleiding voor actualisatie zijn bijvoorbeeld gewijzigde werkmethoden, veranderde werkomstandigheden of nieuwe inzichten over de manier waarop risico’s moeten worden beheerst. 

Denk onder andere aan: 

• een arbeidsongeval of bijna-ongeval; 

• een verhuizing of verbouwing; 

• nieuwe machines of arbeidsmiddelen; 

• nieuwe dienstverlening; 

• gewijzigde werkprocessen; 

• nieuwe functies of medewerkersgroepen; 

• andere werktijden of ploegendiensten; 

• nieuwe gevaarlijke stoffen; 

• wijzigingen in procedures; 

• nieuwe wet- en regelgeving; 

• signalen uit verzuim of medewerkers; 

• bevindingen van de Nederlandse Arbeidsinspectie; 

• resultaten van metingen of specialistisch onderzoek; 

• grote organisatorische veranderingen. 

De vraag is steeds: verandert hierdoor het risicobeeld, de beoordeling of de benodigde maatregel? 

Als het antwoord ja is, moet je de RI&E en het plan van aanpak aanpassen. 

Gebruik incidenten om de RI&E te verbeteren 

Een ongeval of bijna-ongeval geeft nieuwe informatie over de werking van bestaande maatregelen. 

Beoordeel na een incident: 

• wat de directe oorzaak was; 

• welke achterliggende oorzaken meespeelden; 

• of het risico al in de RI&E stond; 

• of de beoordeling van het risico nog klopt; 

• of bestaande maatregelen goed zijn uitgevoerd; 

• of dezelfde situatie elders kan voorkomen; 

• welke aanvullende acties nodig zijn; 

• welke onderdelen van de RI&E moeten worden aangepast. 

Kijk niet alleen naar het gedrag van de betrokken medewerker. Onderzoek ook instructies, toezicht, planning, werkdruk, materiaal, onderhoud, inrichting en organisatorische keuzes. 

Wanneer een incident laat zien dat een standaardmaatregel onvoldoende werkt, moet je niet alleen het incident oplossen. Je beoordeelt ook of vergelijkbare werkzaamheden, locaties of functies moeten worden aangepast. 

Verwerk de conclusies en maatregelen direct in de RI&E en het plan van aanpak. Zo wordt ieder incident een concreet leermoment.

Verwerk wijzigingen voordat nieuwe risico’s ontstaan 

Wacht niet tot na een verhuizing, nieuwe machine of nieuwe dienstverlening om naar de risico’s te kijken. 

Neem arbeidsveiligheid en gezondheid mee in het wijzigingsproces. Beoordeel vooraf welke risico’s kunnen ontstaan en welke maatregelen nodig zijn. 

Bij de aanschaf van een machine kun je bijvoorbeeld kijken naar: 

• afscherming; 

• geluid; 

• ergonomie; 

• onderhoud; 

• instructie; 

• noodstopvoorzieningen; 

• opleiding van gebruikers; 

• benodigde persoonlijke beschermingsmiddelen. 

Bij een verhuizing spelen onder andere: 

• vluchtwegen; 

• brandveiligheid; 

• binnenklimaat; 

• werkplekinrichting; 

• opslag; 

• intern verkeer; 

• toegankelijkheid; 

• noodvoorzieningen. 

Door de RI&E vooraf te gebruiken, voorkom je dat risico’s pas na ingebruikname zichtbaar worden. 

Moet je een RI&E iedere drie jaar opnieuw maken? 

Nee. Er bestaat geen algemene wettelijke regel die voorschrijft dat iedere RI&E na een vast aantal jaren volledig opnieuw moet worden opgesteld. 

De wet vraagt dat de RI&E actueel blijft en wordt aangepast wanneer de werkwijze, omstandigheden of inzichten veranderen. 

Binnen VCA ontstaat hierover regelmatig verwarring. De periodieke beoordeling binnen VCA betekent dat je controleert of de risico-inventarisatie nog klopt en deze waar nodig aanpast. Dat is niet automatisch hetzelfde als iedere drie jaar volledig opnieuw beginnen. 

De juiste vraag is daarom niet alleen hoe oud het document is, maar vooral: 

• past de scope nog bij de organisatie? 

• zijn alle locaties en werkzaamheden opgenomen? 

• zijn incidenten en veranderingen verwerkt? 

• klopt de risicobeoordeling nog? 

• zijn maatregelen en deadlines actueel? 

• is duidelijk welke acties zijn afgerond? 

• sluit het plan van aanpak aan op de praktijk? 

Wanneer je de RI&E doorlopend bijwerkt, blijft zij bruikbaar. 

Redactioneel aandachtspunt: controleer bij publicatie de exacte formulering en nummering in de op dat moment geldende VCA-checklist. Certificatieschema’s kunnen worden gewijzigd.

Wanneer moet je wél opnieuw beginnen? 

Een volledig nieuwe RI&E kan verstandig zijn wanneer de bestaande RI&E niet meer betrouwbaar of praktisch te actualiseren is. 

Dat kan het geval zijn wanneer: 

• de RI&E jarenlang niet is bijgehouden; 

• de organisatie ingrijpend is veranderd; 

• grote delen van de scope ontbreken; 

• de gebruikte methode niet meer te reconstrueren is; 

• risico’s onvoldoende zijn onderbouwd; 

• locaties, functies en activiteiten niet herkenbaar zijn uitgewerkt; 

• het plan van aanpak niet meer aansluit; 

• actualiseren meer werk vraagt dan opnieuw opbouwen. 

Opnieuw beginnen is dus niet gekoppeld aan een vaste termijn, maar aan de kwaliteit, volledigheid en actualiteit van de bestaande RI&E.

Een levende RI&E voorkomt opnieuw beginnen 

Een RI&E die goed wordt onderhouden, groeit mee met de organisatie. 

Nieuwe risico’s worden toegevoegd, afgeronde maatregelen worden verwerkt en beoordelingen worden aangepast wanneer de situatie verandert. 

Hierdoor ontstaat een doorlopende verbetercyclus: 

1. risico signaleren; 

2. risico beoordelen; 

3. maatregel bepalen; 

4. actie uitvoeren; 

5. effect controleren; 

6. RI&E en plan van aanpak bijwerken. 

Steunpunt RI&E beschrijft het bijhouden van de RI&E en het plan van aanpak ook als een continu proces. Zodra maatregelen zijn uitgevoerd of omstandigheden veranderen, moet de inhoud opnieuw worden bekeken. 

Deze werkwijze voorkomt dat de organisatie na enkele jaren weer een volledig inventarisatietraject vanaf nul moet starten.

Jaarlijkse sparring met KAM Groep

Na oplevering biedt KAM Groep aan om jaarlijks enkele sparringsmomenten in te plannen. 

Tijdens deze momenten kunnen we: 

• de voortgang van het plan van aanpak beoordelen; 

• openstaande en vertraagde acties bespreken; 

• wijzigingen in de organisatie verwerken; 

• incidenten en nieuwe risico’s evalueren; 

• prioriteiten opnieuw bepalen; 

• beoordelen of verdiepend onderzoek nodig is; 

• controleren of de RI&E nog aansluit op de praktijk. 

De organisatie houdt zelf eigenaarschap over de uitvoering. KAM Groep blijft beschikbaar als inhoudelijke sparringpartner en helpt om overzicht, ritme en kwaliteit te behouden. 

Zo blijft de RI&E niet alleen actueel, maar ook bruikbaar voor directie, preventiemedewerker, OR en leidinggevenden.  

Gebruik KAM Digital voor overzicht en opvolging 

Bij grotere plannen van aanpak kan een los spreadsheet snel onoverzichtelijk worden. 

Met een digitaal systeem kun je onder andere: 

• acties toewijzen aan eigenaren; 

• deadlines bewaken; 

• bewijsstukken toevoegen; 

• herinneringen instellen; 

• voortgang rapporteren; 

• filters gebruiken per locatie of afdeling; 

• openstaande acties bespreken tijdens overleggen. 

KAM Digital kan helpen om de RI&E en het plan van aanpak onderdeel te maken van de dagelijkse bedrijfsvoering. 

Interne linksuggestie: link hier naar KAM Digital. 

Wat vaak misgaat na oplevering 

In de praktijk zien we dat veel RI&E’s inhoudelijk goed worden opgeleverd, maar daarna onvoldoende worden gebruikt. 

Veelvoorkomende oorzaken zijn: 

• niemand voelt zich eigenaar van de acties; 

• er is geen budget gereserveerd; 

• de preventiemedewerker krijgt onvoldoende tijd; 

• deadlines worden niet bewaakt; 

• de directie bespreekt de voortgang niet; 

• de OR of medewerkers worden niet betrokken; 

• incidenten worden los van de RI&E onderzocht; 

• wijzigingen worden niet verwerkt; 

• afgeronde maatregelen worden niet gecontroleerd; 

• het plan van aanpak wordt niet bijgewerkt. 

De oplossing is meestal niet het maken van nog een rapport. Wat ontbreekt, is een vaste overleg-, besluitvormings- en uitvoeringsstructuur.

Van statisch rapport naar praktisch stuurmiddel 

Een actuele RI&E geeft directie, preventiemedewerker, OR en leidinggevenden inzicht in de belangrijkste risico’s en verbetermaatregelen. 

Het plan van aanpak helpt om budget, capaciteit en verantwoordelijkheid te koppelen aan concrete acties. Incidenten, veranderingen en nieuwe inzichten worden gebruikt om de aanpak verder te verbeteren. 

De RI&E vormt daarmee niet alleen een wettelijke verplichting, maar ook de basis van het arbobeleid en een praktisch hulpmiddel om arbeidsrisico’s te beheersen. 

Dat is Van Norm naar Groei: de RI&E niet alleen hebben omdat het moet, maar gebruiken om aantoonbaar en structureel veiliger en gezonder te werken.

Houd jouw RI&E levend 

Is jouw RI&E recent opgeleverd of ligt er een plan van aanpak waarvan de voortgang onvoldoende zichtbaar is? Breng dan eerst eigenaarschap, planning en overlegstructuur aan. 

Plan acties per kwartaal, bespreek de voortgang minimaal twee keer per jaar met de directie en verwerk wijzigingen en incidenten direct. 

KAM Groep kan jaarlijks met je meedenken over de voortgang en actualiteit. Zo voorkom je dat de RI&E veroudert en blijft zij een praktisch hulpmiddel voor dagelijkse verbetering. 

Lees ook: 

• RI&E laten opstellen 

• Wat is een RI&E?  

• Toetsing van een RI&E 

• RI&E op maat 

• Branche-RI&E 

• Wat kost een RI&E?