ISO 9001 en groeiende organisaties

Contextanalyse, risico’s en kansen

Het doel van de contextanalyse is om in- en externe issues vast te stellen. Het gaat om issues die een effect kunnen hebben op de richting van de organisatie en het behalen van haar strategische doelstellingen. Door het vaststellen van deze issues middels een SWOT-analyse wordt in kaart gebracht aan welke punten er gewerkt moet worden om het bereiken van de strategische doelstellingen mogelijk te maken. De informatie uit deze analyse wordt middels het vaststellen van risico’s en kansen verwerkt tot concrete actiepunten binnen het managementsysteem.

Doelstellingen

Binnen ISO 9001 bestaat de eis om kwaliteitsdoelstellingen vast te stellen, actieplannen op te stellen, de voortgang te monitoren en waar nodig bij te sturen. Kwaliteitsdoelstellingen zijn daarmee ideaal om de strategische doelstellingen van de organisatie op te delen tot kleinere doelstellingen per jaar. Hiermee worden de strategische doelstellingen binnen de organisatie uiteindelijk verwerkt tot operationele doelstellingen die in alle lagen van de organisatie opgepakt kunnen worden.

Middelen

Eén van de belangrijkste zaken binnen een groeiende organisatie is het monitoren van de beschikbare middelen. Dit kunnen tijd, financiële middelen of bijvoorbeeld materieel en materiaal zijn. Binnen ISO 9001 is ‘middelen’ een belangrijk onderdeel dat beheerst moeten worden. Zo ontstaan er voldoende momenten om te reflecteren of er nog voldoende middelen zijn binnen de organisatie om de groei te ondersteunen.

Rollen, verantwoordelijkheden en bevoegdheden

Vaak is de grootste uitdaging van een groeiende organisatie de hoeveelheid taken en verantwoordelijkheden. Deze moeten worden gestructureerd en de medewerkers moeten bekend raken met de rollen, verantwoordelijkheden en bevoegdheden binnen de organisatie. ISO 9001 dwingt organisaties hier goed over na te denken, zonder verplicht met vaste functieprofielen te werken. Met een rol gebaseerde indeling ontstaat een flexibele inrichting van de organisatie die kan meegroeien.

Communicatie

Communicatie is van belang in iedere organisatie, van groot tot klein. Door de dynamiek in een groeiende organisatie is het van belang om alle neuzen dezelfde kant op te krijgen nog groter. Door na te denken over de overleg- en communicatiestructuur in de organisatie, kan deze meegroeien met de grootte van de organisatie.

Leveranciers

Groeiende organisaties werken steeds meer met leveranciers. Processen worden uitbesteed en inkoop van producten en diensten wordt steeds belangrijker om de groei te ondersteunen. Belangrijk is om dan te werken met de juiste partners. ISO 9001 vraagt organisaties om minimaal jaarlijks een leveranciersbeoordeling uit te voeren. Deze beoordeling zorgt voor de nodige reflectie om vast te stellen of de gekozen leverancier nog de juiste partner is en past bij de groei van de organisatie.

Processen en evaluatie

Binnen groeiende organisaties worden processen regelmatig aangepast, of worden er extra stappen toegevoegd aan processen om te waarborgen dat de processen de juiste output leveren. Eén van de belangrijkste elementen uit ISO 9001 is dat processen in kaart gebracht moeten worden, geborgd worden en regelmatig worden geëvalueerd. Door deze evaluatie worden de processen regelmatig beoordeeld op compleetheid en kwaliteit. Dit is van belang voor een groeiende organisatie.