RI&E opstellen: aanpak en doorlooptijd

RI&E opstellen: hoe pak je dit aan?

Een goede RI&E begint met duidelijke keuzes. Ga je de risico-inventarisatie en -evaluatie zelf opstellen of besteed je het onderzoek uit? Welke methode gebruik je? Wie moet binnen de organisatie betrokken worden? En hoe organiseer je de wettelijk verplichte toetsing? 

Het opstellen van een RI&E hoeft geen langdurig traject te zijn. Met een duidelijke scope, beschikbare documentatie en tijdige betrokkenheid van medewerkers kan KAM Groep een volledige RI&E doorgaans binnen 4 tot 8 weken uitvoeren. Grondig werken hoeft dus niet traag te zijn.  

Lees meer over onze aanpak en het opstellen van een RI&E op onze RI&E pagina.

Direct antwoord: hoe stel je een RI&E op?

1. bepalen of je de RI&E zelf opstelt of laat uitvoeren;
2. de preventiemedewerker en medezeggenschap betrekken;
3. de methode en beoordelingswijze kiezen;
4. de scope van de RI&E vaststellen;
5. documenten en bestaande informatie verzamelen;
6. trends en aandachtspunten analyseren;
7. gerichte vragenlijsten uitzetten;
8. interviews met betrokkenen houden;
9. rondgangen en observaties uitvoeren;
10. risico’s beoordelen en prioriteren;
11. passende maatregelen bepalen;
12. een plan van aanpak opstellen;
13. resultaten met de OR en het management bespreken;
14. besluiten en instemming vastleggen;
15. de RI&E onafhankelijk laten toetsen.

Stap 1: de RI&E zelf opstellen of uitbesteden? 

Een werkgever mag een RI&E zelf opstellen. Voor het opstellen is niet automatisch een specifiek diploma of certificaat vereist. De werkgever blijft wel verantwoordelijk voor een volledige en passende inventarisatie van de arbeidsrisico’s. 

Deskundigheid bij het opstellen blijft belangrijk. Zonder voldoende kennis kunnen risico’s worden gemist of verkeerd worden beoordeeld. Voor de formele toetsing is in de meeste gevallen wél gecertificeerde deskundigheid nodig. 

• Is intern voldoende kennis van arbeidsrisico’s aanwezig? 

• Heeft de preventiemedewerker genoeg tijd voor het onderzoek? 

• Kunnen locaties en functies onafhankelijk worden beoordeeld? 

• Is ervaring aanwezig met risicobeoordeling en prioritering? 

• Kan intern een praktisch plan van aanpak worden opgesteld? 

KAM Groep neemt het opstellen van de RI&E volledig uit handen. De organisatie levert kennis van het werk en neemt besluiten; wij organiseren het onderzoek, de beoordeling en de rapportage.

Stap 2: regel en betrek de preventiemedewerker 

Iedere organisatie moet minimaal één medewerker aanwijzen als preventiemedewerker. Bij organisaties met maximaal 25 werknemers mag de werkgever deze rol zelf vervullen. Heeft de organisatie een OR of personeelsvertegenwoordiging, dan moet deze instemmen met de persoon en de positie van de preventiemedewerker. 

De preventiemedewerker heeft drie wettelijke kerntaken: 

• meewerken aan het opstellen en uitvoeren van de RI&E; 

• adviseren en samenwerken met arbodeskundigen en de OR of PVT; 

• meewerken aan de uitvoering van preventieve maatregelen. 

Is er nog geen preventiemedewerker aangewezen? Regel dit dan voordat het inhoudelijke onderzoek start. Leg de aanwijzing, positie, taken, beschikbare tijd en bevoegdheden schriftelijk vast. 

De preventiemedewerker moet de wettelijke taken onafhankelijk kunnen uitvoeren. De medewerker mag vanwege de uitvoering van die taken niet worden benadeeld en geniet daarbij bijzondere rechtsbescherming. Dat helpt voorkomen dat kritische signalen over arbeidsomstandigheden leiden tot nadelige gevolgen voor de medewerker. 

Stap 3: betrek de OR of PVT vanaf het begin

Heeft de organisatie een ondernemingsraad of personeelsvertegenwoordiging? Betrek deze dan niet pas wanneer het rapport gereed is. 

• de keuze van de RI&E-methode; 

• de wijze waarop risico’s worden beoordeeld; 

• de planning en betrokkenheid van medewerkers; 

• het gebruik van vragenlijsten; 

• de opzet van het plan van aanpak; 

• de voorgestelde prioriteiten en maatregelen; 

• de positie van de preventiemedewerker. 

Vroege betrokkenheid voorkomt fundamentele discussies aan het einde en maakt de RI&E inhoudelijk sterker en beter gedragen.  

Stap 4: kies tijdig een onafhankelijke toetsingspartner 

In de meeste gevallen moet de RI&E worden getoetst. Wacht daarom niet tot het rapport volledig gereed is voordat je een toetser zoekt. 

KAM adviseert om het opstellen en toetsen van de RI&E van elkaar te scheiden. In de praktijk komt het voor dat dezelfde organisatie, of zelfs dezelfde persoon, beide doet. Dat kan goedkoper lijken, maar biedt geen werkelijk onafhankelijk vierogenprincipe. 

KAM Groep stelt de RI&E op. De formele toetsing laten we uitvoeren door onze onafhankelijke deskundige partner Future-Proof. Zo krijg je een praktische inventarisatie én een onafhankelijke deskundige beoordeling.

Kort uitgelegd: wanneer is toetsing verplicht? 

• Werken alle medewerkers samen maximaal 40 uur per week, dan mag onder voorwaarden de Checklist Gezondheidsrisico’s worden gebruikt. Deze hoeft niet te worden getoetst. 

• Heeft de organisatie maximaal 25 medewerkers en gebruikt zij een erkend branche-RI&E-instrument dat bij de branche past, dan hoeft de ingevulde RI&E in beginsel niet afzonderlijk te worden getoetst. 

Twijfel je over de juiste route? Beoordeel dit dan bij de start van het traject.

Stap 5: bepaal de methode en opzet

Globaal zijn er drie routes: een bestaande RI&E actualiseren, een volledig nieuwe RI&E opstellen of werken met een branche-RI&E. Bij een OR of PVT moet de gekozen methode tijdig worden besproken. 

Leg vooraf ook vast welke beoordelingsmethode wordt gebruikt, hoe risico’s worden geprioriteerd, welke medewerkers worden betrokken en hoe het plan van aanpak wordt opgebouwd.  

Stap 6: bepaal de scope van de RI&E

juridische entiteiten en afdelingen; 

• medewerkersgroepen; 

• vestigingen en werklocaties; 

• kantoor-, opslag- en productieruimten; 

• risicovolle functies en activiteiten; 

• werken op klantlocaties; 

• thuiswerk en hybride werk; 

• tijdelijke en bijzondere werkzaamheden; 

• stagiairs, uitzendkrachten en andere bijzondere groepen. 

Bij organisaties met meerdere locaties werkt KAM met een gelaagde structuur: arbobeleidsthema’s, risico’s per locatie, verdieping op risicovolle functies en één samenhangend plan van aanpak.  

Stap 7: verzamel de relevante documentatie 

• de huidige RI&E en het plan van aanpak; 

• arbobeleid, personeelshandboek en VGM-instructies; 

• bedrijfsnoodplan en sanctiebeleid; 

• verzuimbeleid en relevante cijfers over de laatste drie jaar; 

• incident- en ongevallenregistraties over de laatste drie jaar; 

• PMO-rapporten over de laatste drie jaar; 

• functieprofielen; 

• overzicht van gevaarlijke stoffen; 

• contracten met de arbodienst; 

• eerdere metingen en verdiepende onderzoeken. 

Stap 8: analyseer informatie en trends 

De documentatie wordt niet alleen verzameld, maar ook inhoudelijk geanalyseerd. We kijken naar terugkerende incidenten, opvallend verzuim, langdurige uitval, openstaande acties, verschillen tussen locaties en functies met veel fysieke of mentale belasting. 

Stap 9: zet gerichte vragenlijsten uit 

Niet alle arbeidsrisico’s zijn zichtbaar tijdens een rondgang. Daarom kunnen vragenlijsten worden ingezet voor bijvoorbeeld psychosociale arbeidsbelasting, werkdruk, sociale veiligheid, fysieke belasting, fysiologische omstandigheden en veiligheidsbeleving. 

Stap 10: houd interviews met betrokkenen 

• directie en management; 

• de preventiemedewerker; 

• HR; 

• leidinggevenden; 

• BHV-verantwoordelijken; 

• de vertrouwenspersoon; 

• de OR of PVT; 

• medewerkers uit relevante functiegroepen; 

• technische of facilitaire verantwoordelijken. 

Interviews geven context aan documenten, cijfers en procedures en maken zichtbaar hoe arbeidsomstandigheden werkelijk worden georganiseerd en ervaren. 

Stap 11: voer rondgangen en observaties uit 

Tijdens rondgangen vergelijken we procedures met de dagelijkse praktijk. We kijken naar werkplekken, machines, opslag, intern transport, gevaarlijke stoffen, fysieke belasting, noodvoorzieningen, ergonomie, toezicht en afwijkende werkzaamheden. 

Bij risicovolle functies observeren we waar mogelijk ook de werkzaamheden zelf. 

Stap 12: beoordeel en prioriteer de risico’s 

Na documentonderzoek, vragenlijsten, interviews en rondgangen worden de risico’s beoordeeld op kans, ernst, blootstelling, aantal betrokken medewerkers, bestaande maatregelen en wettelijke verplichtingen. 

In deze fase wordt ook bepaald of verdiepend onderzoek nodig is, bijvoorbeeld naar geluid, stof, emissies, trillingen, straling, fysieke belasting, binnenklimaat of psychosociale arbeidsbelasting. 

Stap 13: bepaal passende maatregelen

het risico bij de bron wegnemen; 

17. collectieve maatregelen nemen; 

18. organisatorische of individuele maatregelen toepassen; 

19. persoonlijke beschermingsmiddelen gebruiken. 

Een maatregel moet concreet beschrijven wat er gebeurt, wie verantwoordelijk is, wanneer uitvoering plaatsvindt en hoe de werking wordt gecontroleerd.  

Stap 14: stel een praktisch plan van aanpak op 

• het bijbehorende risico; 

• de maatregel; 

• de prioriteit; 

• de verantwoordelijke eigenaar; 

• de geplande termijn; 

• de status; 

• de manier van verificatie. 

Maak onderscheid tussen directe maatregelen, snelle verbeteringen, investeringen, langlopende acties en onderwerpen waarvoor eerst onderzoek nodig is. 

Stap 15: bespreek de resultaten met de OR of PVT 

Bespreek de methode, gebruikte bronnen, risicobeoordeling, prioriteiten, maatregelen, planning en verantwoordelijkheden. Geef ruimte voor vragen en aanpassingen en leg instemming en afspraken schriftelijk vast. 

Stap 16: presenteer de RI&E aan het management 

De directie en het management besluiten over prioriteiten, middelen en planning. Bespreek hoge risico’s, wettelijke tekortkomingen, directe maatregelen, investeringen en wijze van voortgangsbewaking. Leg het akkoord vast. 

Stap 17: laat de RI&E onafhankelijk toetsen

Na het opstellen volgt waar nodig de formele toetsing. KAM Groep organiseert deze via Future-Proof. De onafhankelijke deskundige legt bevindingen en aanbevelingen vast in een toetsingsrapport. 

De toetsing is geen examen waarbij iedere opmerking opnieuw moet worden goedgekeurd. De werkgever moet de aanbevelingen wel beoordelen en verwerken.  

Hoe lang duurt het opstellen van een RI&E? 

KAM Groep kan een RI&E doorgaans binnen 4 tot 8 weken volledig uitvoeren. 

• beschikbaarheid van documenten; 

• beschikbaarheid van medewerkers voor interviews; 

• snelheid waarmee vragenlijsten worden ingevuld; 

• het aantal locaties en functiegroepen; 

• omvang en complexiteit van de risico’s; 

• snelheid van interne terugkoppeling; 

• beschikbaarheid van OR of PVT; 

• behoefte aan verdiepend onderzoek. 

Een traject hoeft dus niet maanden te duren. Met een duidelijke planning en tijdige voorbereiding kan in enkele weken een inhoudelijk sterke RI&E worden opgesteld. 

Voorbeeldplanning:

Week 1: voorbereiding en scope 

Kick-off, methode, scope, documenten, preventiemedewerker, OR en toetsingsplanning. 

Week 2 en 3: inventarisatie 

Documentanalyse, vragenlijsten, interviews, rondgangen en observaties. 

Week 3 tot en met 5: beoordeling 

Risicoanalyse, prioritering, maatregelen en conceptrapportage. 

Week 5 en 6: validatie 

Feedback, plan van aanpak en overleg met OR of PVT. 

Week 6 tot en met 8: afronding 

Managementpresentatie, besluiten, definitieve RI&E en voorbereiding van de onafhankelijke toetsing

Waarom een goede RI&E meer vraagt dan een korte rondgang 

In de markt zien we trajecten waarbij enkele documenten worden opgevraagd, een adviseur één of twee uur rondloopt en daarna een gestandaardiseerd PDF-rapport verstuurt. 

Dat kan snel en goedkoop lijken, maar geeft vaak onvoldoende inzicht in beleid, locaties, risicovolle functies, trends, gedrag en specialistische onderzoeksbehoeften. 

KAM Groep bespaart niet op veiligheid. We werken efficiënt, maar slaan geen noodzakelijke onderzoeksstappen over. De RI&E wordt opgebouwd vanuit de werkelijke organisatie en onafhankelijk getoetst door Future-Proof. 

Van onderzoek naar dagelijkse verbetering 

De oplevering is niet het einde. De echte waarde ontstaat tijdens de uitvoering van het plan van aanpak. Koppel acties aan bestaande overleggen, begrotingen, onderhoudsplannen en managementrapportages. 

Dat is Van Norm naar Groei: de wettelijke verplichting zorgvuldig uitvoeren en de uitkomsten gebruiken om risico’s te beheersen, medewerkers te beschermen en de organisatie structureel te verbeteren.

Meer weten over RI&E

• Wat is een RI&E?;

• Wat kost een RI&E?;
• Toetsing van een RI&E;
• RI&E op maat;

• Branche-RI&E.