De 4 stappen van de PDCA cyclus
De PDCA cyclus bestaat uit 4 stappen:
- Plan: in deze stap bepaal je het beleid op basis van kansen, risico’s en stel je doelstellingen vast. Formuleer je doelstellingen SMART (Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch en Tijdgebonden) en houd daarbij rekening met de belangen van verschillende stakeholders. In deze fase van de PDCA cyclus omschrijf je ook de randvoorwaarden en de beschikbare middelen;
- Do: in deze stap ga je het goedgekeurde plan uitvoeren. Je registreert continu de prestaties en de activiteiten, om zo inzicht te houden in openstaande acties en de tijd die besteed wordt. Je hebt overzicht van wat er nog gedaan moet worden;
- Check: in deze stap check jij je acties. Je monitort wat de voortgang is op de doelstellingen en evalueert de verschillen tussen de daadwerkelijke resultaten en de resultaten die de organisatie voor ogen had. Hierbij ga je uitzoeken wat de oorzaak van mogelijke verschillen zijn: sluiten de processen aan bij de organisatie? Is het beleid wel effectief? etcetera ;
- Act: dit is deze stap waarin je gaat bijsturen, mocht het nodig zijn. Je stelt de resultaten bij op basis van gegevens verkregen uit monitoring. Je past waar nodig het beleid aan en je stelt nieuwe doelstellingen vast. Je past je plannen aan en verfijnt ze. Of je stuurt bij aan de operationele kant door meer capaciteit in huis te halen, desnoods voor een bepaalde periode.
Deze cyclus herhaal je continu om zo voor borging zorg te dragen.
Veelgemaakte fout
Een veelgemaakte fout bij het toepassen van een PDCA cyclus is bijvoorbeeld dat men de plan en do stap keurig uitvoert maar de rest erbij in laat schieten. Vol enthousiasme maakt men plannen en vol overgave stelt men actiepunten op. En daarna……blijft het stil. Resultaten worden niet geëvalueerd waardoor er ook niets valt bij te sturen. De stappen check en act worden overgeslagen, terwijl het juist van het grootste belang is om de resultaten te evalueren, bij te sturen en daarna weer met de eerste stap te starten. Blijf dus goed opletten en zorg ervoor dat alle stappen van de PDCA cyclus gevolgd en afgerond worden voor je weer met stap 1 begint. Alleen zo ben je bezig met continue verbetering!
PDCA en ISO normen
De PDCA cyclus vind je heel duidelijk terug in de ISO normvereisten. De cyclus zit verweven in de structuur van de norm. Bij ISO 9001 draait het om continue verbetering, en door het stapsgewijs volgen van de PDCA cyclus bewerkstellig je dit ook. ISO 27001 is geschreven in dezelfde volgorde en bij het implementeren van de norm doorloop je de PDCA cyclus minstens een keer. Ook bij ISO 14001 ben je voortdurend bezig met het verbeteren van jouw prestaties om ervoor te zorgen dat je het milieu zo min mogelijk belast.
Door te werken volgens de PDCA cyclus bewerkstellig je ‘automatisch’ de continue verbetering. Je verbetert stap voor stap je werk, de prestaties en de organisatie zelf. Het uiteindelijke doel van de PDCA cyclus is ervoor te zorgen dat iedereen binnen een organisatie continu bezig is met verbeteren. Door kwaliteit te verbeteren verminder je de uitgaven, terwijl productiviteit vermeerdert.
Meer informatie nodig?
Heb je na het lezen van dit artikel nog vragen? Of wil je meer informatie? Wellicht heb je hulp nodig bij het toepassen van de PDCA cyclus in jouw organisatie. Wat het ook is: neem gerust contact met ons op. We helpen je graag verder!