Welke documenten heb je nodig voor een EcoVadis-beoordeling? 

Welke documenten heb je nodig voor EcoVadis? 

Er bestaat geen standaard checklist met documenten die voor iedere EcoVadis-beoordeling verplicht is. Welke bewijsstukken je moet aanleveren, hangt af van jouw organisatie, sector, bedrijfsomvang en de vragen die je binnen het assessment krijgt. 

Toch zien we in de praktijk dat veel organisaties dezelfde soorten documenten gebruiken om hun duurzaamheidsbeleid en werkwijze aan te tonen. Denk aan beleidsdocumenten, KPI-rapportages, certificeringen, gedragscodes en registraties waaruit blijkt dat duurzaamheidsmaatregelen daadwerkelijk worden uitgevoerd. 

Hoe beter jouw documentatie aansluit op de vragen van EcoVadis, hoe groter de kans op een sterke beoordeling. 

Bij KAM helpen we organisaties niet alleen met het verzamelen van documenten, maar vooral met het opbouwen van een overtuigende en goed onderbouwde beoordeling. Dat is Van Norm naar Groei.

Waarom vraagt EcoVadis om bewijsstukken?

EcoVadis beoordeelt niet alleen wat jouw organisatie zegt te doen op het gebied van duurzaamheid, maar vooral wat je kunt aantonen. 

Een ambitieus duurzaamheidsbeleid is een goed begin, maar zonder onderliggende bewijslast is het voor beoordelaars lastig om vast te stellen hoe duurzaam jouw organisatie daadwerkelijk werkt. 

Daarom vraagt EcoVadis om documenten die laten zien dat beleid wordt uitgevoerd, gemonitord en continu verbeterd. 

De beoordeling kijkt daarbij naar drie onderdelen: 

• het beleid dat je hebt opgesteld; 

• de maatregelen die je uitvoert; 

• de resultaten die je behaalt. 

Pas wanneer deze onderdelen elkaar ondersteunen, ontstaat een compleet beeld van de volwassenheid van jouw duurzaamheidsmanagement. 

Juist daarom zijn goede documenten zo belangrijk.

Hoe bepaalt EcoVadis welke documenten je moet aanleveren? 

Een veelvoorkomend misverstand is dat iedere organisatie dezelfde vragenlijst ontvangt. Dat is niet het geval. 

EcoVadis stelt de beoordeling samen op basis van verschillende kenmerken van jouw organisatie, waaronder: 

• de sector waarin je actief bent; 

• de omvang van jouw organisatie; 

• de landen waarin je opereert; 

• het risicoprofiel van jouw activiteiten. 

Daardoor kan de ene organisatie meer vragen krijgen over milieu, terwijl bij een andere organisatie arbeidsomstandigheden, ethiek of duurzaam inkopen een grotere rol spelen. 

Ook de gevraagde documentatie verschilt daardoor per assessment. Er bestaat dus geen universele documentenchecklist. Wel zijn er documenten die in de praktijk regelmatig terugkomen.

Welke documenten worden het vaakst gevraagd? 

Hoewel iedere beoordeling anders is, zien we dat bepaalde documenten binnen veel EcoVadis-assessments terugkomen. 

Duurzaamheidsbeleid 

Een duurzaamheidsbeleid beschrijft de visie, doelstellingen en ambities van jouw organisatie op het gebied van duurzaamheid. EcoVadis gebruikt dit document om te beoordelen of duurzaamheid structureel onderdeel is van de bedrijfsvoering. 

Milieubeleid 

Hierin staat hoe jouw organisatie omgaat met onderwerpen zoals afval, energie, emissies, grondstoffen en milieudoelstellingen. Beschik je over een ISO 14001-certificering? Dan is een groot deel van deze informatie vaak al beschikbaar. 

Gedragscode (Code of Conduct) 

De gedragscode beschrijft welke normen en waarden binnen jouw organisatie gelden. Onderwerpen zoals integriteit, anticorruptie, belangenverstrengeling, vertrouwelijkheid en verantwoord ondernemen komen hierin vaak terug. 

HR-beleid 

EcoVadis beoordeelt ook hoe organisaties omgaan met medewerkers. Daarom zijn documenten over arbeidsvoorwaarden, veiligheid, opleiding, diversiteit, inclusie en welzijn regelmatig onderdeel van de beoordeling. 

Leverancierscode (Supplier Code of Conduct) 

Steeds vaker wordt gekeken hoe organisaties duurzaamheid binnen de keten organiseren. Een leverancierscode beschrijft welke eisen worden gesteld aan  leveranciers op het gebied van milieu, arbeidsomstandigheden, ethiek en mensenrechten. 

KPI’s en doelstellingen 

Beleid alleen is niet voldoende. EcoVadis wil ook zien welke doelstellingen zijn vastgesteld en hoe de voortgang wordt gemeten. 

Voorbeelden zijn: 

• CO₂-uitstoot; 

• energieverbruik; 

• afvalstromen; 

• ziekteverzuim; 

• veiligheidsprestaties; 

• diversiteitscijfers. 

Hiermee laat je zien dat duurzaamheid daadwerkelijk wordt gemonitord. 

Certificeringen 

Beschikbare certificeringen kunnen belangrijke ondersteuning bieden. Denk bijvoorbeeld aan: 

• ISO 14001; 

• ISO 45001; 

• ISO 27001. 

Deze certificeringen tonen aan dat processen zijn ingericht, worden beheerst en periodiek worden geëvalueerd. 

Interne audits en managementbeoordelingen 

EcoVadis kijkt niet alleen naar beleid, maar ook naar continue verbetering. 

Interne audits, managementreviews en verbeterplannen laten zien dat de organisatie actief werkt aan het verbeteren van haar prestaties. 

Trainingsregistraties 

Wanneer medewerkers trainingen volgen over veiligheid, integriteit, duurzaamheid of compliance, is het belangrijk dat dit aantoonbaar is. 

Trainingsregistraties laten zien dat beleid niet alleen op papier bestaat, maar ook binnen de organisatie wordt toegepast. 

Welke documenten worden vaak vergeten? 

Tijdens de voorbereiding zien we regelmatig dat organisaties zich richten op beleidsdocumenten, maar vergeten om aan te tonen hoe dat beleid in de praktijk wordt uitgevoerd. 

Juist die praktische bewijslast maakt vaak het verschil tussen een gemiddelde en een sterke EcoVadis-score. 

Documenten die regelmatig ontbreken zijn bijvoorbeeld: 

• rapportages over behaalde duurzaamheidsdoelstellingen; 

• registraties van trainingen en bewustwordingssessies; 

• leveranciersbeoordelingen; 

• verslagen van interne audits; 

• managementbeoordelingen; 

• actie- en verbeterplannen; 

• registraties van incidenten of meldingen; 

• evaluaties van duurzaamheidsinitiatieven. 

Deze documenten laten zien dat duurzaamheid geen eenmalig project is, maar een structureel onderdeel van de bedrijfsvoering. re organisatie. Dat sluit aan bij de gedachte achter EcoVadis: continue verbetering in plaats van een eenmalige beoordeling. 

Welke documenten zijn niet verplicht? 

Een vraag die we vaak krijgen is: “Bestaat er een officiële EcoVadis-checklist?” Het antwoord is nee. EcoVadis publiceert geen vaste lijst met verplichte documenten die voor iedere organisatie geldt. 

De benodigde bewijslast hangt af van: 

• jouw sector; 

• de grootte van de organisatie; 

• het risicoprofiel; 

• de activiteiten die jouw organisatie uitvoert; 

• de vragen die binnen jouw assessment worden gesteld. 

Dat betekent ook dat het weinig zin heeft om zoveel mogelijk documenten te uploaden. Sterker nog: irrelevante documenten maken een beoordeling vaak minder overzichtelijk en dragen niet bij aan een hogere score. Het is veel belangrijker dat ieder document een duidelijke relatie heeft met de gestelde vraag en de gekozen onderbouwing.  

Hoe oud mogen documenten zijn? 

Niet ieder document hoeft dit jaar te zijn opgesteld. Wel verwacht EcoVadis dat beleidsdocumenten, procedures en rapportages actueel zijn en aansluiten bij de huidige werkwijze van de organisatie. 

Verouderde documenten kunnen de indruk wekken dat beleid niet actief wordt onderhouden. Controleer daarom vooraf onder andere: 

• of beleidsdocumenten recent zijn beoordeeld; 

• of doelstellingen nog actueel zijn; 

• of KPI’s betrekking hebben op recente meetperioden; 

• of verantwoordelijken nog kloppen; 

• of verwijzingen naar wet- en regelgeving nog juist zijn. 

Een jaarlijkse controle van de documentatie voorkomt veel problemen tijdens een nieuwe beoordeling. 

Wat maakt een document sterk voor EcoVadis? 

Niet de hoeveelheid documenten bepaalt de score, maar de kwaliteit van de onderbouwing. Een sterk bewijsstuk sluit direct aan op de vraag die EcoVadis stelt en laat zien dat beleid daadwerkelijk wordt uitgevoerd. 

Goede documentatie bevat daarom bij voorkeur: 

• een duidelijke doelstelling; 

• vastgelegde verantwoordelijkheden; 

• meetbare KPI’s; 

• concrete acties; 

• resultaten of voortgang; 

• evaluaties en verbetermaatregelen. 

Wanneer beleid, uitvoering en resultaten logisch op elkaar aansluiten, ontstaat een overtuigend geheel dat de beoordeling ondersteunt. 

Veelgemaakte fouten bij het aanleveren van documenten 

Tijdens EcoVadis-trajecten zien we een aantal fouten regelmatig terug. 

Organisaties uploaden bijvoorbeeld veel documenten zonder eerst te controleren of deze daadwerkelijk antwoord geven op de gestelde vraag. 

Ook zien we vaak dat beleidsdocumenten wel aanwezig zijn, maar dat bewijs van uitvoering ontbreekt. 

Andere veelvoorkomende fouten zijn: 

• documenten die niet meer actueel zijn; 

• meerdere versies van hetzelfde document; 

• ontbrekende KPI’s of meetgegevens; 

• geen aantoonbare verbetermaatregelen; 

• documenten zonder goedkeuring of eigenaar; 

• bewijsstukken die niet aansluiten op het gevraagde onderwerp. 

Door vooraf kritisch naar de documentatie te kijken, voorkom je dat deze fouten invloed hebben op de uiteindelijke beoordeling.  

Hoe helpt KAM bij het verzamelen van bewijslast? 

Bij KAM kijken we niet alleen óf documenten aanwezig zijn, maar vooral of ze aansluiten op de beoordelingscriteria van EcoVadis. We brengen de bestaande documentatie in kaart, beoordelen de kwaliteit van de bewijslast en signaleren waar aanvullingen nodig zijn. 

Onze begeleiding bestaat onder andere uit: 

• een documentreview; 

• een GAP-analyse van de beschikbare bewijslast; 

• advies over ontbrekende documenten; 

• ondersteuning bij het actualiseren van beleid; 

• controle van de onderbouwing vóór indiening; 

• praktische adviezen om de documentatie toekomstbestendig te maken. 

Hierdoor voorkom je onnodig werk en weet je zeker dat de aangeleverde informatie zo goed mogelijk aansluit op de beoordeling. 

Documentatie is geen doel op zich. Goede documenten helpen om verantwoordelijkheden vast te leggen, prestaties inzichtelijk te maken en verbeteringen structureel op te volgen. Dat maakt de voorbereiding op EcoVadis eenvoudiger, maar levert ook voordelen op voor de dagelijkse bedrijfsvoering. 

Organisaties krijgen meer grip op hun duurzaamheidsbeleid, kunnen beter rapporteren aan klanten en zijn beter voorbereid op ontwikkelingen zoals ESG-vraagstukken, CSRD en strengere eisen vanuit de keten. 

Zo wordt het verzamelen van documenten meer dan een administratieve verplichting. Het vormt de basis voor een organisatie die blijft leren en verbeteren. 

Klaar om jouw documentatie op orde te brengen? 

Twijfel je of jouw organisatie over de juiste documenten beschikt voor een EcoVadis-beoordeling? Of wil je zeker weten dat jouw bewijslast optimaal aansluit op de beoordelingscriteria? 

De consultants van KAM helpen je met een praktische documentreview, brengen verbeterpunten in kaart en begeleiden je bij het verzamelen van de juiste bewijslast. 

Zo ga je goed voorbereid de beoordeling in en leg je een stevige basis voor een sterke EcoVadis-score én een toekomstbestendige organisatie. 

Van Norm naar Groei.

Meer weten over EcoVadis

Ben je op zoek naar begeleiding bij EcoVadis? Hieronder vind je praktische informatie over de beoordeling, de kosten, de voorbereiding en de documentatie die nodig is voor een succesvolle EcoVadis-beoordeling.

• EcoVadis
• Wat is EcoVadis? 

• Wat kost EcoVadis? 

• EcoVadis voorbereiding: aanpak, stappenplan en doorlooptijd 

Ook interessant

• ISO 14001 
• ISO 9001