EcoVadis voorbereiding: aanpak, stappenplan en doorlooptijd 

EcoVadis voorbereiding in het kort 

Een goede EcoVadis-score begint niet met het invullen van de vragenlijst. 

De meeste tijd zit juist in de voorbereiding. Organisaties moeten documentatie verzamelen, beleid beoordelen, bewijsstukken aanvullen en aantonen dat duurzaamheidsmaatregelen daadwerkelijk worden uitgevoerd. 

Hoe lang een EcoVadis-traject duurt, verschilt per organisatie. Dat hangt onder andere af van de hoeveelheid beschikbare documentatie, de volwassenheid van het duurzaamheidsbeleid en de capaciteit binnen de organisatie. 

Met een goede voorbereiding verloopt de beoordeling overzichtelijk en vergroot je de kans op een hogere score. 

Bij KAM begeleiden we organisaties stap voor stap. Niet alleen richting een goede beoordeling, maar vooral naar een duurzaamheidsaanpak die ook op de lange termijn waarde toevoegt. 

Wil je eerst meer weten over EcoVadis, de beoordeling en onze begeleiding? Bekijk dan onze uitgebreide pagina over EcoVadis.

Hoe bereid je een EcoVadis-beoordeling voor?

Een succesvolle EcoVadis-beoordeling begint met inzicht. Voordat je de vragenlijst invult, is het belangrijk om te bepalen welke documentatie al beschikbaar is, welke duurzaamheidsprocessen zijn ingericht en waar nog verbeteringen nodig zijn. 

Daarna verzamel je de juiste bewijsstukken, vul je ontbrekende documentatie aan en controleer je of alle informatie aansluit op de beoordelingscriteria van EcoVadis. Pas wanneer deze voorbereiding is afgerond, wordt de vragenlijst ingevuld en ingediend. 

Organisaties die deze volgorde aanhouden, werken meestal efficiënter en behalen vaak een betere score dan organisaties die direct met de vragenlijst beginnen.

Nog niet bekend met EcoVadis? Lees eerst ons artikel Wat is EcoVadis? Hierin leggen we uit hoe de beoordeling werkt en welke thema’s worden beoordeeld.

Wanneer ben je klaar voor een EcoVadis-beoordeling? 

Veel organisaties denken dat zij eerst een volledig uitgewerkt duurzaamheidsbeleid moeten hebben voordat zij kunnen deelnemen aan EcoVadis. Dat is niet nodig. 

Wel is het belangrijk dat je kunt aantonen hoe jouw organisatie omgaat met duurzaamheid. Daarbij kijkt EcoVadis onder andere naar: 

• beleid; 

• verantwoordelijkheden; 

• doelstellingen; 

• maatregelen; 

• resultaten; 

• continue verbetering. 

Hoe meer van deze onderdelen aantoonbaar zijn ingericht, hoe sterker de uitgangspositie voor de beoordeling. 

Stap 1 – Inventarisatie en GAP-analyse 

Een goede voorbereiding begint met inzicht. Daarom starten wij vrijwel ieder EcoVadis-traject met een inventarisatie van de huidige situatie. 

Samen bekijken we: 

• welke documentatie al aanwezig is; 

• welke certificeringen beschikbaar zijn; 

• welke beleidsdocumenten actueel zijn; 

• welke KPI’s worden bijgehouden; 

• welke bewijsstukken ontbreken. 

Op basis daarvan voeren we een GAP-analyse uit. Hiermee wordt direct duidelijk waar de grootste verbeterkansen liggen. Een goede inventarisatie voorkomt dat later in het traject onnodig werk ontstaat. 

Stap 2 – Documentatie verzamelen 

Voor veel organisaties is dit de meest tijdrovende fase. EcoVadis beoordeelt namelijk niet alleen wat je zegt te doen, maar vooral wat je kunt aantonen. 

Daarom verzamelen we onder andere: 

• milieubeleid; 

• gedragscode; 

• HR-beleid; 

• leverancierscode; 

• KPI-rapportages; 

• ESG-documentatie; 

• certificeringen; 

• interne audits; 

• trainingen; 

• verbeterplannen. 

Vaak blijkt dat veel documenten al aanwezig zijn, maar verspreid zijn over verschillende afdelingen. Door deze informatie centraal te verzamelen ontstaat direct meer overzicht. 

Welke documenten precies nodig zijn, verschilt per organisatie en hangt af van de vragenlijst die EcoVadis samenstelt. In de praktijk gaat het vaak om een milieubeleid, gedragscode, leverancierscode, HR-beleid, KPI-rapportages en interne audits. 

Benieuwd welke documenten het vaakst worden gevraagd en hoe je sterke bewijslast opbouwt? Lees dan onze uitgebreide gids over de documenten voor een EcoVadis-beoordeling. 

Stap 3 – Ontbrekende informatie aanvullen 

Na de inventarisatie wordt duidelijk welke informatie nog ontbreekt. Dat betekent niet automatisch dat er veel nieuwe documenten moeten worden geschreven. Vaak gaat het juist om het actualiseren van bestaand beleid of het beter vastleggen van bestaande werkwijzen. 

Bijvoorbeeld: 

• verantwoordelijkheden verduidelijken; 

• KPI’s toevoegen; 

• duurzaamheidsdoelstellingen actualiseren; 

• leveranciersbeleid uitbreiden; 

• verbeteracties documenteren. 

Hierdoor sluit de documentatie beter aan op de beoordelingscriteria van EcoVadis. 

Stap 4 – De vragenlijst invullen 

Pas wanneer alle informatie beschikbaar is, starten we met de vragenlijst. Doordat de voorbereiding al is afgerond, kan iedere vraag worden onderbouwd met de juiste documentatie. 

Hierdoor ontstaat een consistente beoordeling waarin beleid, acties en resultaten logisch op elkaar aansluiten. Dat vergroot niet alleen de kwaliteit van de indiening, maar voorkomt ook dat belangrijke bewijsstukken worden vergeten. 

Stap 5 – Kwaliteitscontrole vóór indiening 

Voordat de beoordeling wordt ingediend, is een laatste controle essentieel. Tijdens deze kwaliteitscontrole beoordelen we niet alleen of alle vragen zijn ingevuld, maar vooral of de antwoorden voldoende worden onderbouwd met de juiste bewijsstukken. 

We controleren onder andere: 

• of documenten actueel zijn; 

• of de juiste bewijsstukken zijn toegevoegd; 

• of beleid, maatregelen en resultaten op elkaar aansluiten; 

• of de documentatie aansluit bij de vragen uit de assessment; 

• of er geen tegenstrijdigheden of ontbrekende informatie zijn. 

Juist deze laatste controle voorkomt dat een goede voorbereiding onnodig leidt tot een lagere score doordat belangrijke informatie ontbreekt of niet duidelijk genoeg is onderbouwd. 

Stap 6 – Beoordeling en scorecard 

Na het indienen beoordeelt EcoVadis de aangeleverde informatie. Na afronding ontvang je een scorecard met daarin de resultaten per duurzaamheidsthema. Naast de totaalscore laat de scorecard zien waar jouw organisatie goed presteert en waar nog verbeterkansen liggen. 

Voor veel organisaties begint het traject eigenlijk pas na deze beoordeling. De scorecard biedt namelijk concrete aanknopingspunten om processen verder te verbeteren, beleid aan te scherpen en de organisatie beter voor te bereiden op een volgende beoordeling. 

Door deze verbeterpunten planmatig op te pakken, groeit niet alleen de EcoVadis-score, maar ook de volwassenheid van jouw duurzaamheidsmanagement.

Hoe lang duurt een EcoVadis-traject? 

Er is geen standaard doorlooptijd die voor iedere organisatie geldt. De duur van een traject hangt onder meer af van: 

• de omvang van de organisatie; 

• de sector waarin je actief bent; 

• de hoeveelheid bestaande documentatie; 

• de beschikbaarheid van medewerkers; 

• de gewenste ambitie voor de uiteindelijke score. 

Wanneer beleid en processen al goed zijn ingericht, kan de voorbereiding relatief snel verlopen. Organisaties die hun duurzaamheidsbeleid nog moeten opbouwen, hebben doorgaans meer tijd nodig om de benodigde documentatie en bewijslast op orde te brengen. 

Daarom adviseren wij om tijdig te starten, zeker wanneer een opdrachtgever een deadline heeft gesteld voor het aanleveren van een EcoVadis-score.

Benieuwd welke investering hoort bij een EcoVadis-traject? Lees ook ons artikel Wat kost EcoVadis?

 

Wat kun je doen terwijl EcoVadis jouw beoordeling beoordeelt? 

Na het indienen lijkt het misschien alsof je alleen nog hoeft te wachten. Toch is dit juist een goed moment om verder te werken aan de ontwikkeling van jouw organisatie. 

Je kunt deze periode bijvoorbeeld gebruiken om: 

• lopende verbeteracties uit te voeren; 

• duurzaamheidsdoelstellingen verder uit te werken; 

• medewerkers te betrekken bij ESG-onderwerpen; 

• KPI’s beter te registreren; 

• leveranciersbeleid verder te ontwikkelen; 

• documentatie actueel te houden. 

Hierdoor ben je niet alleen beter voorbereid op een volgende beoordeling, maar werk je ook continu aan een duurzamere organisatie. Dat sluit aan bij de gedachte achter EcoVadis: continue verbetering in plaats van een eenmalige beoordeling. 

Veelgemaakte fouten tijdens de voorbereiding 

In de praktijk zien we een aantal fouten regelmatig terug. Organisaties beginnen vaak direct met het invullen van de vragenlijst, terwijl nog niet duidelijk is welke documentatie beschikbaar is. 

Ook wordt regelmatig gedacht dat zoveel mogelijk documenten uploaden automatisch leidt tot een hogere score. Dat is een misverstand. 

EcoVadis beoordeelt vooral de kwaliteit, relevantie en onderbouwing van de aangeleverde informatie. Andere veelvoorkomende knelpunten zijn: 

• verouderde beleidsdocumenten; 

• ontbrekende KPI’s; 

• onvoldoende aantoonbare resultaten; 

• bewijsstukken die niet aansluiten op de vraag; 

• onvoldoende samenwerking tussen afdelingen. 

Een goede voorbereiding voorkomt deze problemen en zorgt voor een efficiënter traject. 

Hoe helpt KAM bij een EcoVadis-traject? 

Bij KAM begeleiden we organisaties tijdens het volledige voorbereidingstraject. 

We beginnen met een inventarisatie van de huidige situatie en brengen in kaart welke documentatie al aanwezig is. Vervolgens bepalen we welke bewijsstukken ontbreken en welke verbeteringen nodig zijn om goed aan te sluiten op de beoordelingscriteria van EcoVadis. 

Tijdens het traject ondersteunen we onder andere bij: 

• de GAP-analyse; 

• het verzamelen van bewijslast; 

• het actualiseren van beleid; 

• het invullen van de vragenlijst; 

• de kwaliteitscontrole vóór indiening; 

• de analyse van de scorecard; 

• het opstellen van een praktisch verbeterplan. 

Onze consultants werken pragmatisch en doelgericht. Geen onnodig papierwerk, maar een aanpak die aansluit bij jouw organisatie en de eisen van EcoVadis. 

Een succesvolle EcoVadis-beoordeling draait niet om het behalen van een zo hoog mogelijke score alleen. 

De echte waarde zit in de verbeteringen die je onderweg doorvoert. 

Door beleid, processen, verantwoordelijkheden en resultaten structureel vast te leggen, ontstaat een organisatie die beter voorbereid is op vragen van klanten, ontwikkelingen binnen ESG en toekomstige wet- en regelgeving. 

Daarmee wordt EcoVadis niet alleen een beoordeling voor vandaag, maar een hulpmiddel om jouw organisatie continu verder te ontwikkelen. 

Dat is precies waar KAM voor staat: Van Norm naar Groei. 

Klaar om jouw EcoVadis-traject goed te starten? 

Een goede voorbereiding bespaart tijd, voorkomt onnodig werk en vergroot de kans op een sterke EcoVadis-score. 

Benieuwd waar jouw organisatie nu staat? Onze consultants brengen jouw uitgangssituatie in kaart, helpen bij het verzamelen van de juiste bewijslast en begeleiden je stap voor stap naar een succesvolle beoordeling. 

Zo werk je niet alleen toe naar een goede EcoVadis-score, maar bouw je aan een organisatie die klaar is voor de toekomst.

Meer weten over EcoVadis

Ben je op zoek naar begeleiding bij EcoVadis? Hieronder vind je praktische informatie over de beoordeling, de kosten en de voorbereiding op een succesvolle EcoVadis-beoordeling.

• EcoVadis
• Wat is EcoVadis? 

• Wat kost EcoVadis? 

Ook interessant

• ISO 14001 

• ISO 9001 
• Kennisbank duurzaamheid