Wat kost EcoVadis

Wat kost EcoVadis in het kort? 

De kosten van een EcoVadis-beoordeling bestaan uit meer dan alleen een abonnement op het platform. Naast de licentiekosten moet je rekening houden met de tijd die nodig is om de vragenlijst in te vullen, bewijsstukken te verzamelen, documentatie op orde te brengen en, wanneer nodig, externe begeleiding in te schakelen. 

De uiteindelijke investering verschilt daarom per organisatie. Factoren zoals de omvang van het bedrijf, de beschikbare documentatie, de gewenste score en de complexiteit van de organisatie spelen hierin een belangrijke rol. 

Juist daarom is het verstandig om niet alleen naar de prijs van het EcoVadis-abonnement te kijken, maar naar de totale investering én de waarde die een goede EcoVadis-score kan opleveren. 

Bij KAM zien we EcoVadis niet als een administratieve verplichting, maar als een kans om duurzaamheid aantoonbaar te maken en de organisatie verder te ontwikkelen. Dat is Van Norm naar Groei.

Wil je meer weten over EcoVadis, de beoordeling en hoe KAM je begeleidt? Bekijk dan onze uitgebreide pagina over EcoVadis.

Wat kost EcoVadis?

Wie zoekt naar de kosten van EcoVadis wil meestal weten hoeveel een beoordeling kost en welke investering daarbij komt kijken. 
Het antwoord bestaat uit meerdere onderdelen. 

Een EcoVadis-traject bestaat doorgaans uit: 

• een abonnement op het EcoVadis-platform; 
• interne uren voor het verzamelen van informatie; 
• het opstellen of actualiseren van beleid; 
• het verzamelen van bewijsstukken; 
• eventuele begeleiding door een adviseur; 
• een jaarlijkse herbeoordeling om de score actueel te houden. 

Voor sommige organisaties blijft de investering beperkt omdat veel documentatie al aanwezig is. Andere organisaties moeten eerst hun duurzaamheidsbeleid verder ontwikkelen voordat zij een sterke beoordeling kunnen behalen. 

Waaruit bestaan de kosten van EcoVadis? 

Veel organisaties denken dat zij alleen betalen voor een account op het EcoVadis-platform. 

In werkelijkheid bestaat een EcoVadis-traject uit verschillende onderdelen. 

1. Wat kost het EcoVadis-abonnement? 

Om deel te nemen aan een beoordeling is een abonnement op het EcoVadis-platform nodig. 

EcoVadis biedt verschillende abonnementsvormen, afhankelijk van de gewenste functionaliteiten. Zo zijn er pakketten voor organisaties die alleen een beoordeling willen ontvangen, maar ook uitgebreidere abonnementen waarmee je onder andere prestaties kunt benchmarken, meerdere scorecards kunt delen en aanvullende analyses kunt uitvoeren. 

Welk abonnement het beste past, hangt af van jouw organisatie en de wensen van jouw klanten. 

2. Interne uren 

Een belangrijk deel van de investering zit in de tijd die medewerkers besteden aan de voorbereiding. 

Denk bijvoorbeeld aan: 

• verzamelen van beleidsdocumenten; 

• opzoeken van KPI’s; 

• afstemmen met HR, inkoop en management; 

• controleren van bewijsstukken; 

• invullen van de vragenlijst. 

Vooral wanneer informatie verspreid is over verschillende afdelingen kunnen deze werkzaamheden meer tijd kosten dan vooraf wordt verwacht. 

3. Documentatie op orde brengen 

Veel organisaties voeren al duurzame activiteiten uit, maar hebben deze nog niet volledig vastgelegd. 

Tijdens de voorbereiding blijkt bijvoorbeeld dat: 

• beleid niet actueel is; 

• verantwoordelijkheden ontbreken; 

• KPI’s niet worden gemeten; 

• leveranciersbeleid nog niet is uitgewerkt; 

• verbetermaatregelen onvoldoende zijn vastgelegd. 

Het actualiseren van deze documentatie kost tijd, maar draagt tegelijkertijd bij aan een beter georganiseerd duurzaamheidsmanagement. 

4. Externe begeleiding 

Steeds meer organisaties kiezen ervoor om zich tijdens de voorbereiding te laten begeleiden. 

Een consultant helpt onder andere bij: 

• het interpreteren van de vragenlijst; 

• het beoordelen van bestaande documentatie; 

• het verzamelen van bewijslast; 

• het opstellen van ontbrekende documenten; 

• de kwaliteitscontrole vóór indiening; 

• het analyseren van de scorecard. 

Goede begeleiding voorkomt dat belangrijke bewijsstukken over het hoofd worden gezien en vergroot de kans op een hogere score. 

Welke factoren bepalen de totale investering? 

Geen twee organisaties ontvangen dezelfde vragenlijst. 

Dat betekent ook dat geen twee EcoVadis-trajecten hetzelfde zijn. 

• De totale investering wordt onder andere bepaald door: 

• de omvang van de organisatie; 

• de sector; 

• het risicoprofiel; 

• de hoeveelheid bestaande documentatie; 

• de gewenste score; 

• de beschikbare interne capaciteit; 

• de ervaring met duurzaamheidsmanagement. 

Een organisatie die al beschikt over certificeringen zoals ISO 14001 of ISO 9001 heeft vaak een voorsprong. Veel beleid, processen en registraties kunnen namelijk opnieuw worden gebruikt als bewijs binnen de EcoVadis-beoordeling. 

Hierdoor verloopt de voorbereiding vaak efficiënter dan bij organisaties die nog aan het begin van hun duurzaamheidsreis staan.

Nog niet bekend met EcoVadis? Lees eerst ons artikel Wat is EcoVadis? Hierin leggen we uit hoe de beoordeling werkt en welke thema’s worden beoordeeld.

Wat levert een goede EcoVadis-score op? 

Wanneer organisaties zich verdiepen in EcoVadis, gaat het gesprek vaak als eerste over de kosten van het platform of de tijd die nodig is voor de beoordeling. 

Minstens zo belangrijk is de vraag: wat levert een goede EcoVadis-score eigenlijk op? 

Voor veel organisaties is de beoordeling inmiddels een belangrijk onderdeel van het commerciële proces. Grote opdrachtgevers gebruiken EcoVadis steeds vaker om leveranciers te beoordelen en duurzame prestaties inzichtelijk te maken. 

Een sterke score kan daarom bijdragen aan: 

• behoud van bestaande klanten; 

• toegang tot nieuwe klanten en internationale supply chains; 

• een sterkere positie bij aanbestedingen; 

• meer vertrouwen bij opdrachtgevers; 

• een aantoonbaar duurzaamheidsbeleid; 

• beter inzicht in verbeterkansen; 

• een professionelere ESG-aanpak. 

Daarnaast helpt de beoordeling organisaties om duurzaamheid structureel onderdeel te maken van de bedrijfsvoering. Niet omdat EcoVadis dat vraagt, maar omdat steeds meer klanten, investeerders en ketenpartners verwachten dat duurzaamheid aantoonbaar wordt georganiseerd. 

Een goede EcoVadis-score is daarmee niet alleen een mooie erkenning, maar ook een investering in de toekomst van jouw organisatie. 

De verborgen kosten van een slechte voorbereiding 

Veel organisaties onderschatten hoeveel tijd een EcoVadis-beoordeling kost wanneer de voorbereiding niet op orde is. De vragenlijst zelf is meestal niet het grootste probleem. 

Wil je weten hoe je jouw organisatie efficiënt voorbereidt op een EcoVadis-beoordeling? Lees dan ons artikel EcoVadis voorbereiding: aanpak, stappenplan en doorlooptijd.

De meeste tijd gaat zitten in het verzamelen van de juiste documentatie, het afstemmen met verschillende afdelingen en het aantonen dat beleid daadwerkelijk wordt uitgevoerd. Wanneer die voorbereiding ontbreekt, ontstaan vaak verborgen kosten. 

Denk bijvoorbeeld aan: 

• medewerkers die documenten opnieuw moeten opstellen; 

• beleid dat op het laatste moment moet worden uitgewerkt; 

• ontbrekende KPI’s; 

• onduidelijkheid over verantwoordelijkheden; 

• meerdere correctierondes voordat de beoordeling wordt ingediend; 

• een lagere score dan verwacht, waardoor een nieuwe beoordeling of aanvullend verbetertraject nodig is. 

Op papier lijkt een organisatie misschien te besparen door alles zelfstandig en zonder voorbereiding uit te voeren. In de praktijk blijkt juist een gestructureerde aanpak vaak efficiënter én goedkoper.

Rekenvoorbeeld: hoe is een EcoVadis-traject opgebouwd?

Iedere organisatie is anders, maar een gemiddeld EcoVadis-traject bestaat uit een aantal herkenbare onderdelen. Denk bijvoorbeeld aan: 

• intake en inventarisatie; 

• beoordeling van bestaande documentatie; 

• verzamelen van bewijsstukken; 

• actualiseren van beleid; 

• invullen van de vragenlijst; 

• interne kwaliteitscontrole; 

• indienen van de beoordeling; 

• analyse van de scorecard; 

• opstellen van een verbeterplan. 

De verhouding tussen deze werkzaamheden verschilt per organisatie. 

Een bedrijf dat al beschikt over een goed milieubeleid, een gedragscode en duidelijke KPI-rapportages zal aanzienlijk minder voorbereiding nodig hebben dan een organisatie die deze documentatie nog moet ontwikkelen. 

Juist daarom is het verstandig om vooraf inzicht te krijgen in de uitgangssituatie. Daarmee voorkom je onnodig werk en kun je de beschikbare tijd gericht inzetten.

Hoe houdt KAM de kosten beheersbaar? 

Bij KAM geloven we dat een EcoVadis-traject overzichtelijk en praktisch moet zijn. Daarom beginnen we niet met het schrijven van nieuwe documenten, maar met het beoordelen van wat er al aanwezig is. In veel organisaties is meer informatie beschikbaar dan vooraf wordt gedacht. Beleidsdocumenten, certificeringen, KPI’s en rapportages zijn vaak al aanwezig, maar verspreid over verschillende afdelingen of nog niet afgestemd op de beoordelingscriteria van EcoVadis. 

Onze aanpak bestaat onder andere uit: 

• een GAP-analyse van de huidige situatie; 

• inventarisatie van bestaande documentatie; 

• beoordeling van de bewijslast; 

• ondersteuning bij ontbrekende documenten; 

• begeleiding bij het invullen van de vragenlijst; 

• kwaliteitscontrole vóór indiening; 

• analyse van de scorecard; 

• praktisch verbeterplan voor een volgende beoordeling. 

Hierdoor voorkom je dubbel werk en blijft de belasting voor jouw organisatie beperkt. 

Daarnaast profiteer je van één vaste consultant die het volledige traject begeleidt. Dat zorgt voor korte lijnen, duidelijke afspraken en een efficiënte voorbereiding. 

EcoVadis draait niet om het verzamelen van zoveel mogelijk documenten. Het draait om de manier waarop jouw organisatie duurzaamheid organiseert, uitvoert en blijft verbeteren. 

Juist daarom zien wij een EcoVadis-beoordeling als meer dan een momentopname. Het assessment laat zien waar jouw organisatie vandaag staat, maar biedt vooral inzicht in de stappen die nodig zijn om verder te groeien. 

Door beleid, processen, verantwoordelijkheden en resultaten met elkaar te verbinden, ontstaat een organisatie die niet alleen beter scoort binnen EcoVadis, maar ook sterker voorbereid is op toekomstige wet- en regelgeving, klantvragen en ESG-ontwikkelingen. 

Dat is voor ons Van Norm naar Groei.

Welk EcoVadis-abonnement past bij jouw organisatie? 

EcoVadis biedt verschillende abonnementen aan. Welk pakket het beste past, hangt af van de manier waarop jouw organisatie het platform gebruikt en welke informatie je wilt delen met klanten en ketenpartners. 

Voor organisaties die voor het eerst deelnemen aan een EcoVadis-beoordeling is het niet altijd nodig om direct voor het meest uitgebreide abonnement te kiezen. In veel gevallen is een basispakket voldoende om de beoordeling uit te voeren en een scorecard te ontvangen. 

Organisaties die actief samenwerken met meerdere internationale klanten of leveranciers kiezen vaker voor een uitgebreider abonnement. Deze pakketten bieden extra functionaliteiten, zoals uitgebreidere analyses, benchmarkinformatie, het delen van scorecards met meerdere klanten en aanvullende rapportages. 

Het belangrijkste is dat je vooraf bepaalt waarvoor je EcoVadis wilt gebruiken. Is het assessment een eenmalige klantvraag, of wil je EcoVadis inzetten als onderdeel van jouw bredere duurzaamheidsstrategie? 

In de praktijk zien wij grofweg drie situaties: 

1. Je bent uitgenodigd door één opdrachtgever 

Veel mkb-organisaties komen voor het eerst met EcoVadis in aanraking doordat een klant daarom vraagt. 

In dat geval is het vaak verstandig om te starten met een abonnement dat aansluit bij deze specifieke beoordeling. Zo voorkom je dat je betaalt voor functionaliteiten die je voorlopig niet gebruikt. 

2. Je werkt voor meerdere grote opdrachtgevers 

Wanneer meerdere klanten een EcoVadis-score opvragen, kan een uitgebreider abonnement interessant zijn. 

Je kunt jouw scorecard eenvoudiger delen, de voortgang volgen en profiteren van aanvullende inzichten binnen het platform. 

3. Je gebruikt EcoVadis als onderdeel van ESG-beleid 

Steeds meer organisaties zetten EcoVadis niet alleen in voor leveranciersvragen, maar gebruiken de beoordeling ook om hun eigen duurzaamheidsbeleid verder te ontwikkelen. 

In dat geval kunnen de uitgebreidere analysemogelijkheden en rapportages extra waarde bieden. 

Laat je keuze niet alleen afhangen van de abonnementsprijs 

De abonnementsprijs is slechts een klein onderdeel van de totale investering. 

In onze ervaring wordt het uiteindelijke resultaat veel sterker bepaald door: 

• de kwaliteit van de aangeleverde documentatie;  

• de voorbereiding;  

• de beschikbare bewijslast;  

• de inrichting van beleid en processen;  

• de opvolging van verbeterpunten.  

Een uitgebreider abonnement leidt daarom niet automatisch tot een hogere EcoVadis-score. Een goede voorbereiding en sterke onderbouwing hebben veel meer invloed op het eindresultaat. 

Daarom adviseren wij organisaties om eerst te bepalen welke beoordeling nodig is en pas daarna het abonnement te kiezen dat daarbij past.

Klaar om inzicht te krijgen in de investering? 

Benieuwd wat een EcoVadis-traject voor jouw organisatie betekent? Of wil je weten hoeveel tijd en voorbereiding nodig zijn om een sterke score te behalen? 

Onze consultants brengen graag jouw uitgangssituatie in kaart. Samen bekijken we welke documentatie al aanwezig is, waar nog kansen liggen en hoe je efficiënt kunt toewerken naar een succesvolle EcoVadis-beoordeling. 

Zo investeer je niet alleen in een goede score, maar ook in een duurzamere en toekomstbestendige organisatie. 

Van Norm naar Groei.

Meer weten over EcoVadis

Wil je je verder verdiepen in EcoVadis? Hieronder vind je praktische informatie over de beoordeling, de kosten en de voorbereiding op een succesvolle EcoVadis-beoordeling.

• EcoVadis
• Wat is EcoVadis? 

• EcoVadis aanpak en doorlooptijd 

Ook interessant

• ISO 14001 certificering 
• Kennisbank duurzaamheid