Steeds meer organisaties combineren meerdere ISO-normen in één integraal managementsysteem (IMS). Denk aan ISO 9001, ISO 14001 en ISO 45001. In plaats van losse handboeken, dubbele processen en aparte audits ontstaat één geïntegreerd systeem dat overzicht, structuur en efficiëntie biedt.
Toch lopen veel organisaties tegen dezelfde uitdaging aan: managementsystemen worden vaak te complex, te theoretisch en te veel ingericht rondom normhoofdstukken in plaats van de praktijk van de organisatie.
Bij KAM geloven we dat een integraal managementsysteem juist moet helpen om organisaties beter te laten functioneren. Geen systeem voor auditors, maar een systeem dat medewerkers begrijpen, gebruiken en waarmee organisaties daadwerkelijk verbeteren.
Daarom werken wij met het KAM-model: een praktische aanpak waarbij meerdere normen worden geïntegreerd in één logisch managementsysteem dat aansluit op de organisatie: van norm naar groei.
Direct antwoord: wat is een integraal managementsysteem?
Een integraal managementsysteem (IMS) combineert meerdere normen en disciplines in één geïntegreerd systeem.
Denk bijvoorbeeld aan:
- kwaliteit (ISO 9001);
- milieu (ISO 14001);
- veiligheid (ISO 45001);
- informatiebeveiliging (ISO 27001).
In plaats van losse systemen ontstaat één centrale structuur voor:
- processen;
- beleid;
- audits;
- risico’s;
- verbeteringen;
- verantwoordelijkheden;
- directiebeoordelingen.
Dit zorgt voor:
- minder dubbele documentatie;
- efficiënter beheer;
- meer overzicht;
- meer draagvlak;
- lagere onderhoudslast;
- efficiëntere audits.
Een goed integraal managementsysteem ondersteunt de organisatie bij verbetering en groei, niet alleen bij certificering.
Waarom losse managementsystemen vaak niet werken
Veel organisaties starten met één norm en voegen later andere certificeringen toe.
Daardoor ontstaan vaak:
- losse handboeken;
- dubbele procedures;
- verschillende werkwijzen;
- verwarring bij medewerkers;
- hoge onderhoudskosten;
- inefficiënte audits.
Het systeem leeft dan naast de praktijk in plaats van erin.
Dat zorgt ervoor dat managementsystemen vooral worden ervaren als:
- administratieve last;
- verplichting;
- audit-tool.
Terwijl managementsystemen juist bedoeld zijn om organisaties beter te laten functioneren.
Van norm naar groei: het systeem is het doel
Bij KAM geloven we dat certificering nooit het einddoel mag zijn.
Een certificaat is het bewijs. Het systeem is het doel.
Een goed integraal managementsysteem helpt organisaties om:
- processen beter te beheersen;
- efficiënter te werken;
- verantwoordelijkheden duidelijk te maken;
- risico’s te beheersen;
- samenwerking te verbeteren;
- continu te verbeteren.
Daarom kijken wij niet vanuit losse normen, maar vanuit de organisatie zelf.
De norm is de ondergrens. De organisatie bepaalt hoe het systeem daadwerkelijk waarde toevoegt.
Waarom meerdere ISO-normen goed gecombineerd kunnen worden
Veel organisaties denken dat iedere ISO-norm een volledig apart systeem vraagt.
In de praktijk overlappen normen juist sterk.
ISO 9001, ISO 14001 en ISO 45001 zijn allemaal opgebouwd volgens dezelfde Harmonized Structure.
Daardoor hebben normen vaak vergelijkbare onderdelen zoals:
- contextanalyse;
- leiderschap;
- beleid;
- risico’s;
- doelstellingen;
- audits;
- directiebeoordelingen;
- verbeterprocessen.
Hierdoor kunnen organisaties:
- processen combineren;
- documenten integreren;
- één auditstructuur gebruiken;
- één directiebeoordeling uitvoeren;
- één risicobenadering hanteren.
In veel gevallen kan 60 tot 70 procent van het managementsysteem direct geïntegreerd worden.
Het KAM-model: werken vanuit thema’s in plaats van normhoofdstukken
Veel organisaties richten managementsystemen in op basis van ISO-hoofdstukken.
Wij doen dat anders.
Binnen het KAM-model organiseren we managementsystemen rondom herkenbare thema’s binnen de organisatie.
Denk aan:
- leiderschap, strategie en beleid;
- risk & compliance;
- klanten en partners;
- management van medewerkers;
- management van processen;
- management van middelen;
- evaluatie van prestaties;
- verbeteren en vernieuwen.
Hierdoor:
- herkennen medewerkers het systeem sneller;
- ontstaat meer eigenaarschap;
- worden normen logisch gecombineerd;
- blijft het systeem begrijpelijk;
- wordt auditvoorbereiding eenvoudiger.
Het managementsysteem sluit daardoor beter aan op de dagelijkse praktijk van de organisatie.
Proceseigenaarschap: zo laat je het systeem écht leven
Een van de grootste risico’s van een managementsysteem is dat het alleen op papier bestaat. Daarom werken wij met proceseigenaarschap. Niet per norm, maar per thema of proces.
Dat betekent:
- duidelijke verantwoordelijkheden;
- eigenaarschap binnen teams;
- betrokkenheid vanuit de organisatie;
- structurele opvolging van verbeteringen.
Proceseigenaren krijgen concrete verantwoordelijkheden zoals:
- dashboards;
- verbeteracties;
- evaluaties;
- overlegstructuren;
- opvolging van KPI’s.
Hierdoor wordt het managementsysteem onderdeel van de dagelijkse praktijk in plaats van een los kwaliteitshandboek.
Onze aanpak voor het opzetten van een integraal managementsysteem
Bij KAM werken we met een vaste implementatiestructuur bestaande uit 6 fasen.
Deze aanpak zorgt voor:
- structuur;
- overzicht;
- betrokkenheid;
- praktische implementatie;
- en een beheersbaar traject.
Fase 1 Kennismaking & kick-off
Tijdens de kick-off bespreken we:
- doelstellingen;
- gewenste certificeringen;
- planning;
- scope;
- stakeholders;
- verwachtingen.
Hier leggen we de basis voor het traject.
Fase 2 Inventarisatie
Tijdens de inventarisatie analyseren we:
- bestaande processen;
- huidige documentatie;
- risico’s;
- verbeterpunten;
- overlap tussen normen;
- kansen voor integratie.
Een goede GAP-analyse vormt het vertrekpunt van ieder IMS-traject.
Fase 3 Implementatie
De implementatiefase vormt het hart van het traject.
Hier bouwen we het geïntegreerde managementsysteem op.
Binnen deze fase werken we:
- thema-gericht;
- praktisch;
- met betrokkenheid van medewerkers;
- en met focus op kennisoverdracht.
Wij geloven namelijk dat een managementsysteem alleen werkt wanneer medewerkers begrijpen:
- waarom processen bestaan;
- wat hun rol is;
- hoe zij bijdragen aan verbetering.
Daarom besteden wij veel aandacht aan:
- draagvlak;
- awareness;
- eigenaarschap;
- praktische toepasbaarheid.
Waarom eenvoud cruciaal is binnen een IMS
Veel managementsystemen worden onnodig ingewikkeld gemaakt.
Dat gebeurt vaak door:
- te veel ISO-jargon;
- overdocumentatie;
- losse systemen;
- ingewikkelde structuren;
- focus op audits in plaats van gebruik.
Bij KAM geloven we juist in eenvoud.
Een goed managementsysteem moet:
- logisch zijn;
- makkelijk terug te vinden zijn;
- begrijpelijk zijn voor medewerkers;
- praktisch toepasbaar zijn.
Hoe eenvoudiger en duidelijker het systeem, hoe groter de kans dat het daadwerkelijk gebruikt wordt binnen de organisatie.
Interne audit en directiebeoordeling
Voordat certificering plaatsvindt voeren we een interne audit uit.
Hiermee controleren we:
- of processen werken;
- of normen goed geïntegreerd zijn;
- of verbeterpunten openstaan;
- of de organisatie klaar is voor certificering.
Daarna volgt de directiebeoordeling.
Hier bespreekt de directie:
- prestaties;
- risico’s;
- doelstellingen;
- verbeteringen;
- strategische keuzes.
Daarmee wordt het managementsysteem onderdeel van structurele besluitvorming binnen de organisatie.
Externe audit en certificering
Tijdens de externe audit controleert de certificerende instelling of:
- het managementsysteem voldoet aan de norm;
- processen effectief werken;
- medewerkers betrokken zijn;
- verbeteringen worden opgevolgd.
Doordat normen geïntegreerd zijn ingericht verlopen audits vaak:
- efficiënter;
- overzichtelijker;
- consistenter.
Dat bespaart tijd en verlaagt de auditbelasting binnen de organisatie.
Waarom organisaties kiezen voor KAM
Organisaties kiezen voor KAM omdat wij managementsystemen praktisch en werkbaar houden.
Geen losse handboeken of ingewikkelde normstructuren, maar een integraal managementsysteem dat:
- logisch;
- begrijpelijk;
- efficiënt;
- en toekomstbestendig is.
Wat organisaties waarderen aan onze aanpak:
- vaste consultant;
- persoonlijke begeleiding;
- vaste prijsafspraken;
- slagingsgarantie;
- praktische implementatie;
- focus op draagvlak;
- integratie van meerdere normen;
- begeleiding van A tot Z.
Benieuwd hoe een integraal managementsysteem eruit kan zien binnen jullie organisatie?
Wil je weten hoe jullie kwaliteit, veiligheid en duurzaamheid kunnen combineren in één praktisch managementsysteem?
Neem vrijblijvend contact op voor een nulmeting of adviesgesprek. Dan kijken we samen hoe we een integraal managementsysteem bouwen dat niet alleen certificeerbaar is, maar ook daadwerkelijk waarde toevoegt aan de organisatie.
