Als je goed weet wie je stakeholders zijn en hoe zij jouw bedrijfsvoering beïnvloeden en vice versa kun je hier je beleid op aanpassen. Een stakeholderanalyse helpt je hierbij.
ISO heeft het belang van inzicht in je stakeholders en het handelen hiernaar goed begrepen. Om deze reden is het uitvoeren van een stakeholderanalyse opgenomen in paragraaf 4.1 van de nieuwe versie van de ISO 9001 norm. Omdat dit onderdeel nieuw is, hebben veel bedrijven een hoop vragen omtrent deze paragraaf.
Wie of wat zijn stakeholders?
In deze blog willen we jou helpen om antwoorden te krijgen op vragen over dit nieuwe onderdeel in de ISO 9001 norm. Natuurlijk beginnen we hierin bij de basis: ‘Wie zijn dat nou eigenlijk; stakeholders?’. Hier kunnen we je een heel simpel antwoord op geven: stakeholders zijn partijen welke invloed kunnen uitoefenen op jouw bedrijf en vice versa. Je stakeholders zijn daarom heel divers: van je eigen werknemers tot de overheid en concurrenten.
Wat is een stakeholderanalyse en hoe voer je deze uit?
Je stakeholders breng je in kaart aan de hand van een stakeholderanalyse. Deze analyse bestaat uit 2 verschillende stappen.
De norm vraagt 2 aspecten:
- Stel vast welke belanghebbenden daadwerkelijk relevant zijn.
- Stel vast welke verwachtingen deze relevante belanghebbende hebben.
1 Stel vast welke belanghebbenden daadwerkelijk relevant zijn (belanghebbendenanalyse)
Iedere organisatie heeft te maken met een grote groep belanghebbenden. Deze zijn echter niet allemaal relevant voor het managementsystemen en hebben geen of nauwelijks invloed op de resultaten van de organisatie.
Door vast te stellen welke belanghebbenden daadwerkelijk relevant zijn, wordt een eerste verdeling gemaakt. Vaststellen welke belanghebbenden relevant zijn kan door vast te stellen wat het belang voor het bedrijf is bij de betreffende stakeholder en hoeveel invloed de betreffende stakeholder heeft of hoeveel invloed jullie hebben op deze stakeholder.
Voorbeeld:
Bevoegd gezag: invloed is hoog tot zeer hoog, maar het belang wat bevoegd gezag bij jullie organisatie heeft, is laag tot matig. Hieruit komt dan ook dat zij invloed hebben en dus tevreden gehouden moeten worden.
De oefening van het indelen in het overzicht is van belang om de eerste stap uit te voeren. Onderstaand een lijst van mogelijke stakeholders, waar dit op kan worden bepaald. Wellicht bedenken jullie zelf nog een groep of willen jullie deze anders benoemen. Voeg deze dan toe.
- Klanten / Opdrachtgevers (mag ook onderverdeeld worden in A, B en C klanten)
- Leveranciers van diensten
- Leveranciers van goederen
- Aannemers
- Onderaannemers
- Bevoegd gezag
- Overige overheden
- Medewerkers
- Managers
- Directie
- Aandeelhouders
- Samenwerkingspartners
- Media
- Scholen
- Financiële instellingen
- Certificerende instantie
- Brancheverenigingen
- Vakbond
- Algemene samenleving
- Concurrentie
2: Stel vast welke verwachtingen deze relevante belanghebbenden hebben.
Gedurende de tweede stap leg je vast welke verwachtingen de daadwerkelijke relevante belanghebbenden hebben. Dit om te kijken wat er geborgd moet worden binnen de organisatie.
De volgende informatie kun je vastleggen:
- Relevante belanghebbenden
- Specifieke verwachtingen
- Bijbehorende risico’s
- Benodigde actie
Voor iedere relevante belanghebbende kunnen er meerdere verwachtingen van belang zijn. In het register zie je enkele voorbeelden.
Voorbeeld:
Relevante belanghebbende: Bevoegd gezag
Specifieke verwachting: Voldoen aan wet- en regelgeving
Bijbehorende risico’s: Boetes als er niet wordt voldaan aan wet- en regelgeving
Benodigde actie: Regelmatig beoordelen of wordt voldaan aan wet- en regelgeving
Hoe draagt een stakeholderanalyse bij aan continue verbetering?
Vanuit je kennis over ISO 9001 weet je waarschijnlijk al dat het uitvoeren van een stakeholderanalyse geen eenmalig iets zal zijn. In het kader van continue verbetering en de Plan-Do-Check-Act cyclus moet je immers zorg dragen dat iets passend is en blijft en dat je het maximale uit je inspanningen haalt. Daarom wordt er ook van je verwacht dat je regelmatig bekijkt of je stakeholderanalyse en je plan van aanpak richting je stakeholders nog actueel is.
Het monitoren van je activiteiten omtrent je stakeholders is belangrijk omdat je stakeholders, net als jij, continu bezig zijn om te verbeteren. En wanneer jouw stakeholders veranderen, kan dit zomaar grote gevolgen voor jouw bedrijf hebben. Als jouw bedrijf bijvoorbeeld bestaat binnen een branche waar vaak wetswijzigingen worden doorgevoerd, dan is het belangrijk om de overheid als stakeholder goed in de gaten te houden. Doe je dit niet, dan kan het zomaar voorkomen dat je ineens niet meer voldoet aan verplichte wetgevingen en dat je hoge boetes moet betalen.
TIP
Dat het uitvoeren van een stakeholderanalyse en het monitoren van je stakeholders en plan van aanpak belangrijk is, is waarschijnlijk nu wel duidelijk. Onze tip om er echt voor te zorgen dat je bewust en effectief met je stakeholders bezig bent is: draag zorg voor transparante communicatie en beloof niet meer dan je kunt waarmaken Op deze manier bouw je een goede relatie op met je stakeholders en zo gaan zij jou uiteindelijk ook waarderen als een partij om rekening mee te houden. Download ons format voor het uitvoeren van een stakeholderanalyse.
