Met een ISO 18841 certificering laat je zien dat jouw organisatie het vertaalbureau zo inricht, dat de tolkdiensten voldoen aan de hoogste kwaliteitsnormen.
Een ISO 18841 certificering brengt grote voordelen met zich mee. Door dit certificaat weten opdrachtgevers direct dat jouw organisatie voldoet aan de internationale eisen en dat jouw diensten op het gewenste kwaliteitsniveau liggen. Hierdoor heb je een streepje voor bij aanbestedingen. Daarnaast leidt het optimaliseren van processen tot een doeltreffende inrichting van je organisatie, wat tijd en kosten bespaart.
ISO 18841: ”Interpreting Services” is een internationale kwaliteitsnorm specifiek voor tolkdiensten. ISO 18841 richt zich op zowel de diensten van een tolk als op de verantwoordelijkheden van een vertaalbureau bij het uitvoeren van tolkdiensten, inclusief het benodigde projectmanagement. De norm is voor organisaties in de vertaalbranche die de focus leggen op tolkdiensten.
Het vertaalbureau richt zijn omgeving zo in, dat een tolk het beste kan opereren. Denk hierbij aan voldoende middelen, de juiste ondersteuning en de bevoegdheden om te mogen vertalen.
Daarnaast spelen de competenties van de tolk een belangrijke rol. De tolk moet voortdurend bijgeschoold blijven en vaardigheden beschikken die nodig zijn om de vertaling juist over te brengen. Het vaststellen van een specifieke gedragscode waar tolken zich aan moeten houden, draagt hieraan bij. Het implementeren van de norm en het behalen van je ISO 18841 certificering kent vele voordelen. Hier gaan we later verder op in.
ISO 18841 richt zich specifiek op organisaties in de vertaalbranche die zich bezig houden met tolkdiensten. De gestelde eisen zijn voornamelijk gericht op de competenties van de tolken, het projectmanagement en de informatievoorziening naar de klant over het tolkenproces. Deze onderwerpen kennen verschillende eisen waaraan je als vertaalbureau moet voldoen.
Met een kwaliteitshandboek leg je vast hoe je aan deze eisen hebt voldaan. Om de implementatie naadloos te laten verlopen, is het van belang om de invulling van de norm aan te laten sluiten op de organisatie en te kijken naar wat praktisch haalbaar is.
Dit vereist een specifieke aanpak, maar wij denken graag met je mee. Met onze ruime ervaring in het begeleiden van vertaalbureaus laten we je graag zien wat de meest effectieve manier is om het certificaat te behalen.
Allereerst ga je inventariseren welke aspecten binnen de organisatie al voldoen aan de ISO 18841. Verwerk de eisen waar de tolken aan moeten voldoen. Denk hierbij aan de werving van nieuwe tolken en het opstellen van een selectieproces. Ook het bijscholen van de tolken is een belangrijk onderdeel. Als dit in kaart is gebracht kan je een plan maken voor het implementeren van ISO 18841.
Vergaar zoveel mogelijk informatie binnen de organisatie omtrent het proces en ga in gesprek met de projectmanagers. Stel aan de hand van deze informatie de tolkprocessen op en werk deze uit in flowcharts. Uiteraard zijn er verschillende processen binnen de tolkenwereld zoals simultaan tolken op locatie of telefoon tolken. Het is vanzelfsprekend dat deze vormen van tolken een ander proces hebben. Zorg ervoor dat je al deze processen in kaart hebt en beheerst. Vervolgens kijk je of je voldoet aan de eisen van de norm.
De eisen van de norm zijn vertaald naar de nodige documenten. Nu volgt de uitvoering. Op basis van de gemaakte werkafspraken gaan de nodige verantwoordelijken aan de slag om de processen uit te voeren volgens de eisen van de norm.
Stap vier is het opstellen van de Code of Conduct (gedragscode). Dit beschrijft de normen en waarden waar de tolken aan moeten voldoen, binnen de organisatie en bij klanten. Het is van belang dat de tolken deze gedragscode kennen en hiermee akkoord gaan op het moment dat je ze inzet.
Belangrijk bij de ISO 18841 is dat er een feedback cyclus wordt opgesteld en bijgehouden. Er moet aantoonbaar gebruik worden gemaakt van de feedbackcyclus. Zorg dat je voldoende informatie krijgt van klanten over de geleverde diensten. Bij simultaan tolken op locatie zal dat al snel telefonisch gaan, terwijl je na een telefonische tolkdienst een korte enquête kunt sturen. Leg deze informatie goed vast op een manier dat je er conclusies uit kunt trekken. Is er een patroon? Ga hier dan concreet mee aan de slag.
Jullie hebben hard gewerkt om een systeem neer te zetten wat daadwerkelijk bijdraagt aan het leveren van kwaliteit binnen de tolkendienst. Het systeem wordt getoetst door een externe auditor van een certificeerde instantie. Scrol verder om de eisen van een ISO 18841 audit te lezen.
Het behalen van je ISO 18841 certificering heeft een aantal voordelen. Omdat de norm specifiek gericht is op de diensten van een tolk en de verantwoordelijkheden van het vertaalbureau, staat de kwaliteit van de interne processen voorop. Partijen die met de organisatie willen samenwerken, weten meteen dat de diensten kwalitatief in orde zijn, volgens internationale richtlijnen. Ook wordt de ISO 18841 steeds belangrijker bij aanbestedingen op het gebied van tolkdiensten.
Daarnaast beïnvloedt het ook de kwaliteit van de interne processen. Tijdens de implementatie wordt er gekeken naar de interne processen van de organisatie en welke stappen hierin ontbreken conform de ISO 18841 norm. Dit kan een positieve invloed hebben op jullie als vertaalbureau doordat de processen worden geoptimaliseerd.
De kosten van een ISO 18841 certificering hangen af van een aantal aspecten. De verschillende vormen van dolkdiensten die binnen de organisatie worden aangeboden, evenals de specifieke wensen en behoeften, spelen een rol bij de prijs.
Wij bieden verschillende manieren van ondersteuning aan. Zo kunnen wij de volledige implementatie en documentatie voor jullie uitvoeren of nemen wij een coachende rol aan. In de coachende rol gaan jullie zelf aan de slag met de documentatie, maar voorzien wij jullie van controle, delen onze kennis, bieden templates en formats aan en geven praktische tips.
Heb je vragen of wil je je inschrijven voor de training? Vul onderstaand formulier in en we nemen binnen 1 werkdag contact met je op.
Heb je vragen of wil je je inschrijven voor de training? Vul onderstaand formulier in en we nemen binnen 1 werkdag contact met je op.
Heb je nog vragen? Vul onderstaand formulier in en we nemen binnen 1 werkdag contact met je op.
